BCP対策にはWeb会議ツールの活用が有効！理由や活用シーンを解説

災害やパンデミックなどの緊急時に、企業が事業を止めずに対応するための施策としてBCP（事業継続計画）が注目されています。そんなBCP対策の一環として有効なのがWeb会議ツールの活用です。

この記事では、BCP対策においてWeb会議ツールがどのように役立つのか、導入による効果や具体的な活用シーン、導入時の注意点などをわかりやすく解説します。

Web会議ツールがBCP対策として有効な理由

Web会議ツールとは、インターネットを介して、リアルタイムで映像や音声のやり取りを行えるツールです。代表的な例としてはZoomやGoogle Meetなどがあります。

災害時にすぐに業務を復旧させるためには、予期せぬ事態の中でも、迅速に情報共有や意思決定を行わなければなりません。Web会議ツールは、オフィスに集まれない状況でもリアルタイムでやり取りできる手段として、BCP対策において非常に重要な役割を担っています。

ここでは、Web会議ツールがBCP対策として有効な理由をより詳しく解説していきます。

災害時にも連絡を取りやすい

災害時には、多くの人が電話をかけるため、音声通話の輻輳状態が発生します。実際に東日本大震災の際には、NTTドコモで通常時の約50〜60倍ものトラフィックが発生しました。固定電話では最大80〜90%、携帯電話では最大70〜90%の規制が実施され、一時期電話がつながりにくい状況が続きました。

固定電話の通信規制は、比較的短期間で解除されましたが、携帯電話の通信規制は数日間にわたって実施されています。多くの人が携帯電話で連絡を取ろうとしたことが主な原因であり、今後大規模な災害が発生した際にも携帯電話はつながりにくくなるでしょう。

一方、Web会議ツールはインターネット回線を利用するため、災害時にも比較的安定した通信が可能です。災害時には音声電話の規制解除を待つことなく連絡を取れるため、事業復旧に向けた次のアクションに移りやすくなります。

オフィス以外の場所からでも会議に参加できる

Web会議ツールを使えば、オフィスに行かなくても会議に参加できます。インターネットに接続できるスマートフォン・タブレット・PCがあれば、どこからでも会議に参加可能です。

災害発生時にはオフィスが被災して危険な状態になることがあります。無理に出社すれば怪我をするリスクがあり、また公共交通機関が麻痺して物理的に出社できないこともあるのです。

このような状況でもWeb会議ツールがあれば、自宅などの安全な場所から会議に参加でき、業務を継続できます。

BCP対策としてWeb会議ツールが役立つシーン

自然災害やパンデミック発生といった緊急時にどのように業務を継続するかが問われる中、Web会議ツールは重要な役割を果たします。ここでは、BCP対策としてWeb会議ツールが実際に活用されるシーンを紹介します。

災害発生後の緊急対策会議

災害時、企業は迅速に状況を把握し、適切な対応策を講じる必要があります。そのためには、各拠点の被害状況の確認や、今後の事業継続の方針決定などを行う緊急対策会議の開催が不可欠です。

従来は経営陣が会議室に集合し、災害対応の情報をホワイトボードなどに書き出していました。しかし、災害により交通機関が麻痺していたり、建物が被災していたりすると、物理的に1箇所に集まることは困難です。

このような状況でWeb会議ツールを活用すると、離れた場所にいる経営陣や各拠点の責任者がオンラインで緊急対策会議を実施できます。画面共有機能を活用すれば、被害状況を示した画像や地図を共有したり、Web上のホワイトボードにそれぞれ情報を書き込んだりすることも可能です。

これにより、現場からの正確な情報収集と迅速な意思決定が実現し、災害対応における致命的なタイムロスを防げます。

災害発生後のテレワーク

災害時は、オフィスが被災したり、公共交通機関が停止したりと、従業員の出社が難しくなる状況が想定されます。そのなかでも事業を継続するためには、テレワーク体制を整備しておくことが重要です。

Web会議ツールを導入してテレワーク体制を整備しておくと、毎日のミーティングや社内会議、顧客対応を自宅から行えます。画面共有機能を使えば、資料の確認や共同編集なども行えるめ、オフィスにいるのと変わらないレベルで業務を遂行できます。

Web会議ツールを活用すれば、ミーティングや会議のためにオフィスに出社する必要がなくなり、生産性も向上します。非常時における代替手段ではなく、働きやすい職場作りのための一環として取り入れてみることがおすすめです。

パンデミック発生時の商談

パンデミックが発生すると、人との接触自体がリスクとなり、対面での商談や打ち合わせが制限されます。新型コロナウイルスが世界的に流行した際には、多くの企業が対面での営業活動を一時的に中止せざるを得ませんでした。

しかし、ビジネスを継続するためには営業活動を止めるわけにはいかず、注目されたのがWeb会議ツールです。Web会議ツールを活用することにより、営業担当者は自宅から顧客とオンライン商談を行えるようになりました。画面共有機能で製品資料やデモ画面を表示したり、録画機能で商談内容を記録してあとで社内共有したりすることも簡単にできます。

BCP対策としてWeb会議ツールを活用する際のポイント

適切な準備や運用ルールがなければ、情報漏洩のリスクや、緊急時に使いこなせないといった問題が生じる可能性があります。BCP対策としてWeb会議ツールを活用するために、以下のポイントを押さえておきましょう。

• Web会議の実施場所を制限する
• あらかじめ従業員に操作方法を覚えてもらう

Web会議の実施場所を制限する

BCP対策として活用する場合は、セキュリティリスクを考慮して実施場所に一定の制限を設けましょう。カフェや商業施設など人の出入りが多い場所でのWeb会議では、画面の機密情報を第三者に見られるリスクがあります。また、ヘッドホンなしでの参加は会話を盗み聞きされ、フリーWi-Fi利用は情報漏洩につながりかねません。

Web会議を実施する場所について以下のようなルールを定めて、従業員に周知しておきましょう。

• 公共の場所から参加する場合は、周囲に人がいない場所を選び、必ずヘッドホンを使用する
• 機密性の高い会議は、自宅の個室など、プライバシーが確保できる場所からのみ参加する
• フリーWi-Fiの使用は避け、セキュリティが確保されたネットワークを使用する

あらかじめ従業員に操作方法を覚えてもらう

災害時など緊急事態の中では、新しいツールの使い方を覚える余裕はありません。また、操作に不慣れだと会議の進行に支障をきたし、貴重な時間を無駄にしてしまいます。緊急時に慌てることなく使いこなせるよう、あらかじめ従業員に操作方法を習得してもらうことが重要です。

従業員にWeb会議ツールの操作方法を習得してもらうために、研修を実施し、基本的な操作方法から応用的な使い方まで学べる機会を設けましょう。さらに、わかりやすい操作マニュアルを作成して社内で共有しておくことも効果的です。緊急時にすぐに参照できるよう、わかりやすい場所に保存しておきましょう。

日常業務の中でWeb会議ツールを積極的に活用して、自然と操作に慣れてもらうのもおすすめです。たとえば、定例会議をWeb会議で実施するなど、日常的な活用機会を設けてみてください。

BCP対策にはスケジューラーの活用もおすすめ

災害時やパンデミック発生時には、複数拠点の責任者やテレワーク中の従業員と素早く会議日程を調整する必要があります。この場面で頼りになるのがクラウド型のスケジューラーです。

従来の電話やメールでの個別確認は不要になり、参加者全員の空き時間を一目で確認して短時間で会議日時を決められます。さらに、Web会議ツールと連携するスケジューラーなら、ボタンひとつで日程調整完了メールの配信から会議リンクの発行まで自動で行えます。

スケジューラーは日程調整の手間を大きく減らし、迅速な意思決定をサポートするため、BCP対策として非常に効果的です。

ここからは、スケジューラーのなかでも、とくにおすすめのサービスを3つ紹介します。

セコム安否確認サービス

▲出典：セコム安否確認サービス

セコム安否確認サービスは、セキュリティ事業で培った豊富な緊急対応の経験とノウハウをもとに開発された安否確認システムです。機械による自動対応だけでなく、人の判断力や機動力、処置力も活用しながら、災害発生時の初動対応をサポートします。

管理者に代わってトラストオペレーションセンターが安否確認のメッセージを代行送信するほか、災害訓練の実施や、ボタン操作による位置情報の報告など、充実した標準機能を備えています。また、LINE WORKSやLINEによる通知、スマートフォンのGPSを活用した現在地の報告など、オプション機能が豊富である点も魅力です。

料金プランには、大規模企業向けの「セコム安否確認サービス」と300名以下向けの「セコム安否確認サービス スマート」の2つがあります。セコム安否確認サービス スマートであれば、利用人数に応じて1IDあたり月額27.5～220円（税込）で利用できます。

Biz安否確認/一斉通報

Biz安否確認/一斉通報は、NTTコミュニケーションズが提供する安否確認サービスです。震度7の地震にも耐えるデータセンターで運用されており、災害発生時にも安定稼働を実現します。

特徴として、スマホアプリのプッシュ通知、メール、電話という3種類の通知手段で高い到達率を実現している点が挙げられます。また、最大10階層の組織階層単位で利用権限を設定できるため、実際の組織に合わせて運用できるのもおすすめのポイントです。

プランは、スマホプラン、ライトプラン、通常プラン、お手軽導入プランの4つが用意されています。なかでも、スマホプランは初期費用がかからず、月額440円（税込）からの利用が可能です。

トヨクモ スケジューラー

▲出典：トヨクモ スケジューラー

トヨクモ スケジューラーは、トヨクモが提供するクラウド型のグループカレンダーサービスです。kintoneと連携できるのが大きな特徴で、災害時も業務データとスケジュールを一元管理して、スムーズに業務を遂行できます。

【トヨクモスケジューラーの機能例】

主な機能	概要
個人ビュー	個人のスケジュールを週表示と月表示で切り替えて確認できる
グループビュー	週表示のカレンダーでメンバーと施設のスケジュールを縦に並べて確認できる
タスク	個人タスクを管理する。期限を設定すれば、カレンダー上に表示することが可能
日報	予定とタスクから、その日の活動を時系列順にしたテキストを自動で生成する
空き時間ビュー	メンバーと施設の空き時間をまとめて確認できる
日程調整ページ	社外の人に空き時間をシェアして、予定を追加してもらえる
kintone連携	ユーザーや施設、予約データをkintoneとリアルタイムで同期する
zoom/Google Meet/Microsoft Teams連携	ボタン1つでミーティングのURLを発行できる

料金プランは、少人数利用向けのフリープランから、月額5,500円（税込）で30ユーザーまで利用できるビジネスプランまで複数用意されています。プランによって利用できる機能やユーザー数、金額が異なるため、自社の規模にあったものを選べます。

ユーザー数の制限なしで利用できる無料お試しが用意されているため、少しでも興味がある方は一度使い勝手を確認してみてください。

まとめ：Web会議ツールを活用し、事業継続力を高めよう

本記事では、BCP対策としてのWeb会議ツールの有効性について解説しました。Web会議ツールは、災害時にも比較的つながりやすいインターネット回線を活用し、場所を選ばずコミュニケーションを取れるツールです。災害発生後の緊急対策会議やテレワーク、パンデミック時の商談など、さまざまな場面で活躍します。

しかし、効果的に活用するためには、実施場所の制限や従業員への教育といったポイントを押さえておく必要があります。とくに情報セキュリティには注意が必要であり、機密情報の漏洩を防ぐためのルール作りが欠かせません。

Web会議ツールはBCP対策として有効ですが、スケジューラーも災害時のスケジュール管理に多いに役立ちます。緊急時の日程調整をスムーズに行い、事業を継続させるためにも、スケジューラーの導入を検討することがおすすめです。

トヨクモでは、営業業務や採用業務を効率化できるトヨクモスケジューラーを提供しています。30日間の無料お試しが用意されているため、スケジューラーの利用を検討している方はぜひご利用ください。