テレワークは災害対策として有効！実施時に必要なものやガイドラインを紹介

災害大国と言われる日本では、地震や台風、豪雨などの自然災害が頻繁に発生します。こうした災害時にオフィスへの出社が困難となり、業務停止を余儀なくされるケースも少なくありません。事業継続の観点から、場所や時間に縛られない柔軟な働き方「テレワーク」の導入が注目されています。

本記事では、テレワークの重要性や実施に必要なものについて、わかりやすく解説します。テレワーク導入時に役立つガイドラインも紹介するので、参考にしてください。

災害時の事業継続の鍵はテレワーク

地震や台風、豪雨などの自然災害が発生すると、オフィスへの出社が困難となり、業務停止を余儀なくされることもあります。こうした状況でも事業を継続するための有効な手段として、テレワークが注目されています。

テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。オフィスの被災や、交通網の麻痺で出社できなくなっても、テレワーク環境が整っていれば、従業員は自宅や安全な場所から業務を継続できます。

災害に強い企業経営を実現するためには、平時からテレワーク環境を整備し、従業員がスムーズに在宅勤務に移行できる体制を整えておくことが重要です。緊急時にも事業を継続できて、事業縮小や廃業を防げます。

平時は働き方改革を実現する効果的な手段

テレワークは災害時だけでなく、働き方改革を実現するために効果的である点で、平時においても導入するメリットが大きいです。場所や時間にとらわれずに働ける柔軟な環境を整えることにより、生産性の向上や人材確保につながります。

たとえば、通勤に時間がかかる社員も、テレワークによって通勤時間を削減できれば、その時間を業務や自己啓発、家族との時間に充てられて、生産性が向上します。また、子育てや介護など時間的制約がある方でも仕事との両立がしやすくなるため、優秀な人材の離職防止や再雇用にも効果的です。

平時からテレワークを活用することにより、従業員はオンライン会議ツールの使い方やオフィス以外での業務の進め方に慣れ、災害時にもスムーズに移行できます。このように、日常的な働き方改革の取り組みが、そのまま災害対策としても機能します。

テレワーク実施時に企業が用意するもの7選

テレワークを円滑に進めるには、企業側の事前準備が欠かせません。ここでは、テレワーク環境の構築に必要なものを7つ紹介します。

リモートアクセスツール

リモートアクセスツールとは、社外から社内のシステムに安全にアクセスするためのツールです。災害時に社員が自宅やサテライトオフィスから会社のデータにアクセスし、業務を継続するために必要となります。

リモートアクセスツールを使用することにより、社員は社外からでも社内PCと同様の環境で業務を行えて、場所の違いによる不便さを最小限に抑えられます。また、社内PCのデスクトップに保存しているファイルにもアクセスできるため、必要な情報にいつでもアクセスできる点がメリットです。

テレワーク環境の構築においておすすめなのが、「CACHATTO（カチャット）」です。アプリケーション起動時にはアプリロック解除コード認証、ログイン時にはAD/LDAP認証、固定パスワード認証、ワンタイムパスワード認証など、さまざまな認証を組み合わせて運用できます。

生体認証を含んだ多要素認証で、なりすましを防げるセキュリティの高さが特徴です。導入実績1,700社80万ユーザーを誇り、業界シェアNo.1を獲得しています。

料金プランはユーザー数や利用する機能に応じて選択可能です。クラウド版の基本料金は年間132,000円（税込）で、10ユーザーあたり年間66,000円（税込）から利用できます。

セキュリティ対策システム

テレワークではPCを社外に持ち出すため、セキュリティリスクが高まります。機密情報や個人情報の漏洩を防ぐために、テレワーク用の端末には適切なセキュリティ対策システムを導入することが重要です。

主なセキュリティ対策システムには、不正アクセスを防ぐ機能であるファイアウォールやウイルス対策ソフトなどがあります。ウイルス対策ソフトは各PCに個別に導入する必要がありますが、ファイアウォールは会社のVPNサーバーを経由することにより、社内のセキュリティポリシーをそのまま適用することが可能です。

セキュリティ対策は導入だけでは不十分で、常に新しいバージョンにアップデートしなければなりません。時間の経過とともに新たな脅威が出現するため、常に最新の状態を維持し、情報漏洩を防止しましょう。

勤怠管理システム

テレワークで従業員の勤務状況を正確に把握するためには、勤怠管理システムの導入が必要不可欠です。勤怠管理システムは、出退勤の日時や残業時間などを管理するシステムです。

とくに在宅勤務では、働いている様子が直接見えないため、業務の開始・終了時間が曖昧になりやすくなります。勤怠管理システムを導入して、出退勤の打刻や休憩時間の記録を適切に行うことにより、長時間労働や不正申告を防止できます。

効率的な勤怠管理を実現するなら、「ジョブカン勤怠管理」の導入がおすすめです。シンプルな操作性と充実した機能で25万社以上に導入されています。

勤務時間の自動集計や所属・雇用形態ごとの細かな残業設定、アラート通知による打刻忘れ防止など、テレワーク環境での勤怠管理に必要な機能を備えています。打刻方法もさまざまで、PCとスマートフォン、ICカード、生体認証など、職場環境や働き方に合わせて選択することが可能です。

料金は1ユーザーあたり月額220〜550円（税込）で、初期費用・サポート費用はかかりません。

コミュニケーションツール

テレワークでは、対面での相談や雑談の機会が減少し、コミュニケーション不足が生じやすくなります。この状況を放置すると、業務の連携ミスや従業員の心理的孤立を招き、最悪の場合には離職につながることもあります。

こうした問題を解決するためには、チャットツールやグループウェアなどのコミュニケーションツールの活用が有効です。コミュニケーションツールを導入し、気軽にやり取りできる環境を整えれば、業務上の疑問点や懸念事項をすぐに相談できるようになるでしょう。このような円滑なコミュニケーションを実現することにより、物理的な距離があっても、チーム内の連携がスムーズに行われ、効率的な業務遂行が可能になります。

Web会議ツール

Web会議ツールは、インターネットを通じて、音声や映像データをやり取りするツールです。災害時に出社できない状況でも、顔を見ながらコミュニケーションを取れるため、意思疎通の精度が大きく向上します。

電話やメールでは伝わりにくい細かなニュアンスも、映像を通じて共有できるため、情報の齟齬を減らす効果を期待できます。また、画面共有機能で資料を同時に確認できて、さらに録画機能を活用すれば議論内容を記録して後で参照することも可能です。

安否確認システム

安否確認システムは、災害時に従業員へ自動で安否確認メッセージを送信するツールです。テレワーク導入によって従業員の勤務場所が分散している状況でも、効率的に安否確認を行えます。

災害が発生すると、システムは従業員のメールアドレスやSMS、専用アプリへ安否確認メッセージを送信します。従業員は「無事」「軽傷」「重傷」などの選択肢から簡単に回答できて、管理者は回答をリアルタイムで確認できます。

従来のメールや電話による安否確認では、全員の状況を迅速に把握することが困難でした。しかし、安否確認システムを導入することにより、メッセージの送信や回答結果の集計にかかる手間を大幅に削減できて、効果的な初動対応につなげられます。

数ある安否確認システムのなかでも、とくにトヨクモの「安否確認サービス2」がおすすめです。使いやすさ、管理のしやすさなどで高い評価を受けており、導入社数4,000社以上、継続率99.8%を誇り、安否確認システム部門で6期連続顧客満足度No.1を受賞しています。

メールに加えて、専用のアプリ、LINEなど複数の通知方法に対応している点が特徴です。未回答者への自動再送信機能も備えており、メッセージの見逃しや回答漏れを防げます。

料金プランは4つ用意されており、必要な機能に応じて自社にあったものを選べます。ライトプランであれば、月額7,480円（税込）から利用できて、初期費用や解約費用はかかりません。

スケジューラー

スケジューラーは、従業員の予定やタスクを管理するツールです。自分のスケジュールを確認できるだけではなく、ほかの従業員のスケジュールや施設の利用状況を確認することも可能です。

クラウド型のスケジューラーを導入することにより、組織全体のスケジュールをリアルタイムで確認できます。たとえば災害発生時など緊急の場合でも、各従業員の空き時間を迅速に確認し、必要なミーティングを効率よく設定できるでしょう。

スケジューラーを導入するなら「トヨクモスケジューラー」がおすすめ

スケジューラーの導入を検討している企業には、「トヨクモスケジューラー」がおすすめです。個人や組織のスケジュール確認、施設の空き時間確認といった基本機能に加え、日報の自動作成機能や社外の人に予定を入力してもらう機能も備えています。

また、外部サービスとの連携機能が充実しているのも大きな特徴です。たとえば、kintoneとデータ連携することにより、個人や組織がどの業務にどれだけの時間を使っているかを可視化でき、業務改善に役立ちます。

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テレワーク導入時に従業員に伝えるべきこと

テレワークを円滑に導入し、災害時にも効果的に活用するためには、従業員への適切な説明が欠かせません。

テレワーク導入の目的を明確に伝えましょう。単なる「在宅勤務」ではなく、災害時の事業継続のための一環であることを説明すれば、従業員の理解を得られます。

次に、テレワークでの具体的な勤務ルールを説明します。勤怠管理の方法や業務報告の頻度とフォーマット、連絡手段とその使い分け、セキュリティ対策など、実務に直結する内容は詳細に伝えましょう。曖昧なルールは混乱や不安を招くため、具体的かつ明確に示すことが大切です。

また、テレワーク中に災害が発生した場合の対応方法も、事前に伝えておくことが重要です。安否確認の手順や業務継続の判断基準、緊急連絡先など、災害時特有の対応について説明しておけば、いざというときの混乱を最小限に抑えられます。

テレワークガイドラインのチェックリストを活用しよう

厚生労働省は、企業がテレワークを円滑に導入・実施するための指針として「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」を公表しています。テレワークの定義からセキュリティ、評価制度までを幅広くカバーした実践的な手引きです。

ガイドラインには、「テレワークを行う労働者の安全衛生を確保するためのチェックリスト（事業者用）」が添付されています。安全性の高いテレワーク体制を構築するために、テレワークを導入する際は、ぜひ活用してみてください。

チェックリストの主な項目には、以下のようなものがあります。

• 安全衛生管理体制（衛生管理者の選任、健康相談体制の整備など）
• 安全衛生教育（雇入れ時教育、テレワーク中の労働者に対する教育など）
• 作業環境（自宅・サテライトオフィスなどの環境確認）
• 健康確保対策（健康診断、長時間労働者への対応など）
• メンタルヘルス対策（ストレスチェックなど）

半年に1回程度は、チェックリストの項目を確認することが推奨されています。その結果を衛生委員会などで報告し、必要な改善策を実施することにより、テレワーク環境を継続的に改善していくことが可能です。

（参考：テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン｜厚生労働省）

労災かどうか判断する基準

テレワーク中に発生した事故が労災に該当するかどうかは、業務起因性と業務遂行性の2点が判断基準となります。

業務起因性とは、発生した災害と業務との間に一定の因果関係がある状態のことです。テレワーク中であれば、業務用PCを使用しているときや業務に必要な書類を取りに行っているとき、Web会議の準備をしているときなどが業務起因性のある状態として認められます。

業務遂行性とは、労働者が事業主の支配・管理下にある状態のことです。テレワークでは、就業規則で定められた勤務時間中に、会社から指示された業務を行っている状態が業務遂行性がある状態と考えられます。

たとえば、以下のようなケースが労災と判断される可能性のあるテレワーク中の災害です。

• 業務中にトイレに向かおうとして転倒した
• 業務中に使用したシュレッダーで指に怪我を負った
• 業務中に子どもが投げたおもちゃが顔に当たった

一方、テレワーク中であっても、私用での行動中の事故や明らかに業務と関連のない日常生活の中の事故は、労災として認められません。たとえば、休憩でカフェに向かっている最中に怪我をした場合には、労災とは認めらません。

まとめ：テレワーク環境の構築が企業の事業継続力を高める

自然災害が多発する現代において、テレワークは単なる働き方改革の一環ではなく、企業の事業継続戦略として欠かせない要素となっています。災害時にオフィスへの出社が困難になっても、あらかじめテレワーク環境を整備しておけば、従業員は自宅や安全な場所から業務を継続できます。

本記事では、テレワーク実施時に必要なツールや、導入時に役立つチェックリストについて紹介しました。テレワークを効果的に導入するには、リモートアクセスツールやセキュリティ対策システム、勤怠管理システムなど、適切なツールの整備が不可欠です。本記事の内容を参考に、テレワークの導入を進めてみてはいかがでしょうか。

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