ビジネスチャットで安否確認はできる？方法とツールの選び方を解説

地震や台風などの災害が発生したとき、企業にとって最優先すべきは従業員の安全確保です。従来は電話やメールで安否確認を行う企業が多くありましたが、災害時には音声通話の回線混雑や、メールの遅延・未確認といった課題が生じやすくなります。

そこで注目されているのが、普段から使い慣れたビジネスチャットを活用した安否確認です。ビジネスチャットなら一斉送信で連絡でき、スピーディな状況把握が可能なだけでなく、社員も操作に迷いません。

本記事では、ビジネスチャットで安否確認を行うメリット、具体的なサービスの種類、運用のポイントを解説します。自社に合った安否確認の方法を見つけるヒントとしてお役立てください。

1. ビジネスチャットで安否確認を行う3つのメリット

ビジネスチャットを安否確認に活用することで、従来の電話やメールにはない多くの利点が得られます。ここでは、とくに重要な3つのメリットについて紹介します。

1-1. 普段使いのツールだから緊急時も迷わない

災害発生時は誰もが混乱しやすく、冷静な判断が難しくなります。そんな中でも、日常業務で使い慣れたビジネスチャットであれば、特別な操作を行う必要がなく、スムーズに安否報告を行えます。

また、新しいシステムを導入する場合と異なり、操作方法を一から教える必要がないこともメリットです。スマートフォンとPCのどちらでも利用できる点も利便性が高く、自宅・通勤中・外出先など、どのような状況でも柔軟に対応できます。

1-2. 一斉送信・既読確認で状況をすばやく把握できる

電話やメールでは、一人ひとりに連絡する手間がかかり、「誰に連絡済みか」を管理するのも煩雑です。ビジネスチャットなら、一斉送信で全社員に一度に連絡でき、既読機能によって、誰がメッセージを確認したかをリアルタイムで把握できます。

未読の社員には個別にフォローすることで、抜け漏れのない安否確認が可能になります。

また、チャット上で社員同士が情報を共有できるため、たとえば「〇〇駅で電車が止まっている」「△△地域で停電している」といった現場の声をすぐに拾うことができます。これにより管理者は、状況を多面的に把握し、的確な初動対応につなげられます。

1-3. コスト削減と効率化が両立できる

専用の安否確認システムを導入する際は初期費用や月額費用が発生しますが、すでに全社でライセンス契約している場合、新規ツール導入費を抑えて運用できます。SlackやTeamsなどを全社的に利用している企業にとっては、大きなメリットといえるでしょう。

さらに、チャット上で安否確認とあわせて指示・情報共有ができるため、「本日は在宅勤務としてください」といった対応指示も同じプラットフォーム上で即時に伝えられます。情報が複数のツールに分散せず、一元管理できる点も、混乱の防止と効率化に大きく貢献します。

2. ビジネスチャットで安否確認を行えるサービス

ビジネスチャットを使った安否確認には、大きく分けて3つのアプローチがあります。それぞれの特徴を理解し、自社の規模や予算、求める機能に応じて選択しましょう。

2-1. 一般的なチャットツール

SlackやChatwork、Microsoft Teamsといった一般的なビジネスチャットツールでも、工夫次第で安否確認は可能です。すでに導入している企業であれば追加コストを抑えられる点が魅力ですが、自動送信機能がないため手動運用が中心となります。

なお、Slackについては連携サービスを活用することで自動化が可能です。

Slack

専用チャンネルを作成してグループメッセージで一斉連絡を行う手動運用が基本です。

シンプルで導入コストがかかりませんが、管理者が被災している場合や深夜の災害時には対応が遅れる可能性がある点には注意が必要です。

なお、Slack連携サービス(anppii等)を活用すれば、気象庁の災害情報と連動した自動通知や未回答者への自動リマインドも可能です。詳しくは2-3で紹介します。

Chatwork

国産のビジネスチャットツールで、直感的な操作性が特長です。グループチャット機能とタスク管理機能を組み合わせることで、安否確認を運用できます。ただし、自動送信機能はないため、管理者が手動でメッセージを送信する必要があります。

無料プランでも基本機能は試用できますが、メッセージの閲覧履歴や参加グループ数などに制限があります。本格的に運用するには有料プランの検討が必要でしょう。

日本企業での導入実績も多く、サポートを日本語で受けられる点も安心材料の一つです。

Microsoft Teams

Microsoft 365に含まれるビジネスチャットツールです。Microsoft 365を導入済みの企業であれば、追加費用なしで利用できる点が大きなメリットです。Office製品との連携もスムーズで、グループチャット機能を使った安否確認が可能です。また、ビデオ会議機能も標準搭載されており、安否確認後の指示・対応にも活用できます。

自動送信機能はありませんが、「Power Automate」などのワークフロー自動化ツールを組み合わせれば、ある程度の自動化も実現可能です。セキュリティレベルが高く、グローバル企業での導入実績も豊富なことから、とくに大企業での利用に適しています。

2-2. 安否確認機能をもつチャット型サービス

ビジネスチャットの基本機能に加えて、安否確認機能を標準搭載しているチャット型サービスもあります。チャットと安否確認をひとつのツールで完結できるため、別々のツールを導入する手間がかからず、管理もシンプルです。

日常のコミュニケーションと災害時の対応を同じツールで行える点は、大きなメリットといえるでしょう。

WowTalk（社内SNS一体型）

チャット・掲示板・タスク管理などの機能を備えた社内SNS型のビジネスツールです。安否確認機能を標準搭載しており、設定した震度以上の地震が発生した際に、自動で安否確認メッセージを送信できます。料金はプランにもよりますが、おおむね 1ユーザーあたり月額300円台から利用可能です。

無料通話やビデオ会議機能も利用できるため、災害後の情報共有や対策会議にも活用できます。国産ツールで日本語サポートが受けられる点も安心材料です。

direct（安否確認bot）

現場業務に強みを持つビジネスチャットツールです。部署や拠点情報をもとに自動で安否確認を送信する安否確認Bot機能を搭載しており、建設業や製造業など、現場作業の多い企業での導入実績が豊富です。回答結果はExcel形式で出力可能なため、集計作業の効率化にもつながります。

月額6,000円から利用でき、最大10名まで使える無料プランも用意されています。小規模企業でも気軽に導入しやすい、コストパフォーマンスに優れた選択肢です。

2-3. 安否確認システム（チャット連携可）

安否確認に特化した専用システムの中には、SlackやTeams上で通知・回答まで完結できるタイプもあります。専用システムならではの自動通知・集計機能を持ちながら、普段使っているビジネスチャット上で操作できる点が特徴です。

Coo Kai 安否確認(PSC)

Microsoft 365と連携し、Teams上で安否確認を実施できる専用システムです。気象庁の災害警報をトリガーに安否確認を自動送信し、従業員はメールまたはTeams上で回答できます。

回答結果は管理者用ダッシュボードで一覧表示され、未回答者への自動リマインド機能も搭載しています。

anppii for Teams(アンピー)

気象庁の災害情報をMicrosoft Teamsに自動通知する専用サービスです。Teams上でワンクリック安否報告が可能で、回答状況は自動集計されます。

通知先のTeamsチャンネルを地域や部署ごとに振り分けられ、料金はチャンネル数に応じたプラン制です。

anppii for Slack(アンピー)

Slack版のanppiiは、気象庁の災害情報をSlackに自動通知し、絵文字リアクションで安否状況を共有できます。未反応メンバーには、自動でリマインドメッセージを送信します。料金は月額3,300円(人数制限なし)から利用可能です。

2-4. 主要サービスの比較表

コストを最小限に抑えたい場合は、既存のSlackやChatworkの手動運用が有効です。ただし、災害発生時に管理者が手動で通知する必要があるため、迅速性には課題があります。

自動通知機能が必須の場合はWowTalk・direct・anppii・Coo Kai、チャット一体型ならWowTalkやdirect、既存のSlack/Teamsを活用するならanppii、Coo Kaiなどが選択肢になるでしょう。

3. ビジネスチャットで安否確認を行う際のポイント

ビジネスチャットを活用した安否確認には、手動運用から専用システム連携まで、さまざまな選択肢があります。しかし、どのサービスを選んでも、適切な運用ルールがなければ効果は半減します。

ここでは、ビジネスチャットで安否確認を行う際に事前に決めておくべきルールと、継続的に運用するための施策を解説します。

3-1. 導入前に決めておくべき3つのルール

災害発生時に混乱しないよう、平常時から明確な運用ルールを定めておくことが重要です。

安否報告の様式と回答方法

災害時に混乱しないよう、報告内容と回答方法を事前に明確化しておきましょう。「無事」「軽傷」「重傷」「帰宅困難」といった選択肢を用意し、ワンクリックで回答できる仕組みが理想です。選択肢は4〜5個程度に絞ると良いでしょう。

自由記述欄も設けると、「自宅の被害状況」「出社可能な時間」などを任意で入力でき、より細かな対応が可能になります。ただし、必須項目を増やしすぎると回答率が下がる恐れがあるため、バランスが重要です。

未回答者への再通知タイミング

再通知のタイミング（例：最初の通知から3時間ごと）を決めておくことで、確実な安否確認が可能になります。自動リマインド機能があるサービスを選ぶと、管理者の手間が軽減されます。

未回答者に対しては、チャット以外の手段（電話や直接訪問）でのフォローアップも検討しておきましょう。

複数拠点・在宅勤務者への対応

複数拠点がある企業や在宅勤務者が多い場合、拠点ごと・部署ごとに通知先を分ける設定が有効です。地域によって災害の影響が異なるため、地域別・拠点別に通知条件を設定できるサービスを選びましょう。

在宅勤務者については、自宅の住所情報を事前に登録しておくことで、適切な通知が可能になります。

3-2. 形骸化させないための訓練と定着施策

定期的な訓練と社員への周知を徹底することで、いざという時に確実に機能する体制を整えましょう。

定期的な安否確認訓練の実施

年に1〜2回は安否確認訓練を実施し、社員が操作に慣れておくことが重要です。訓練を通じて、システムの不具合や運用上の課題を発見できます。また、実際に手を動かすことで、緊急時の対応がスムーズになります。

訓練実施後は、回答率や所要時間を分析し、改善点を洗い出しましょう。防災訓練と合わせて実施することで、社員の防災意識向上にもつながります。

新入社員・異動者への周知の徹底

新入社員や異動者には、入社・異動時に安否確認システムの使い方を説明しましょう。マニュアルを用意し、いつでも確認できる場所に保管しておくことも大切です。

定期的な訓練と合わせて、全社員が確実に対応できる体制を整えましょう。

4. 本格的な安否確認体制を構築するなら「安否確認サービス2」

ここまで、ビジネスチャットを活用した安否確認の方法を紹介してきました。既存のチャットツールでコストを抑える、チャット型サービスで一体化する、専用システム(チャット連携型)で高度な自動化を実現するなど、さまざまな選択肢があります。

一方、ビジネスチャット連携にこだわらず、より本格的な体制を構築したい企業には『安否確認サービス2』がおすすめです。

ここでは安否確認サービス2の特長を紹介します。

4-1. 気象庁連携の自動通知と充実した集計機能を搭載

気象庁の災害情報と連携し、地震・津波・気象警報の発表時に自動で安否確認を発信します。管理者が手動で通知する手間がなく、迅速な対応が可能です。震度や警報の種類ごとに通知条件を細かく設定でき、不要な通知を減らせます。

回答結果は自動集計され、未回答者の一覧も瞬時に確認できます。グラフやダッシュボード形式で視覚的に把握できるため、経営層への報告もスムーズです。CSV形式でのデータ出力にも対応しており、詳細な分析や記録の保管にも活用できます。

4-2. 初期費用0円・手厚いサポート体制で安心導入

初期費用は不要で、月額6,800円から利用可能です。導入時のサポートも充実しており、設定や運用に不安がある企業でも安心して始められます。

SLA（サービス品質保証）があり、災害時の安定稼働が保証されています。世界3拠点にサーバーを分散配置しているため、国内の特定地域で災害が発生しても、システム全体に影響がおよびにくい設計です。

過去の大規模災害時にも安定稼働した実績があり、信頼性の高さが評価されています。

詳細は下記のページをご覧ください。

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5. まとめ：自社に合った安否確認の方法を選択しよう

ビジネスチャットを活用した安否確認には、一般的なチャットの手動運用、安否確認機能付きチャット、安否確認専用システムという3つのアプローチがあります。選定の際は、自社の規模や予算、既存システムとの連携性、自動通知機能、災害時の安定性など、総合的に判断することが重要です。

一方、ビジネスチャット連携にはこだわらず、災害時の確実性と高度な機能を最優先したい企業には、トヨクモの『安否確認サービス2』がおすすめです。気象庁連携の自動通知、充実した集計機能、災害時の安定稼働保証に加え、LINE連携オプションやシステム内コミュニケーション機能により、確実な安否確認体制を実現できます。

安否確認体制を見直す際は、ぜひ『安否確認サービス2』をご検討ください。

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