中小企業におすすめの安否確認システム5選！選び方や導入・活用事例も解説

2024年の元旦に大きな地震が発生し、従業員の安否確認の必要性を認識した企業も多いかもしれません。しかし中小企業は事業規模や従業員数がさほど大きくないことから、サービスの導入に迷っている経営者も多いでしょう。

そこでこの記事では、中小企業こそ安否確認システムを導入すべき理由を紹介します。メリットやサービスを選ぶ際のポイントなども紹介しているので、あわせて参考にしてください。

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安否確認システムを中小企業が導入すべき4つの理由

安否確認システムを中小企業が導入すべき具体的な理由は以下のとおりです。

• 緊急時の連絡手段を確保できる
• 従業員の安否を素早く確認できる
• 事業活動の早期復旧ができる
• 取引先に安心感を与えられる

それぞれの理由について詳しく解説します。

緊急時の連絡手段を確保できる

自然災害やテロなどが発生した際、サーバーにアクセスが集中するため、従業員と連絡が取れないケースも珍しくありません。

安否確認システムはメールや専用アプリ、LINEとの連携など、複数の連絡手段に対応しており、従業員との連絡手段を確保できます。また、高性能サーバーの搭載や複数拠点でのデータセンター稼働によって、システムの安定稼働が望める点も魅力です。

従業員の安否を素早く確認できる

安否確認システムの導入によって、手間をかけずに従業員の安否や避難場所を正確に把握できます。

一定基準を超える地震や津波などが発生した際、従業員の安否を確認するメールが自動で配信されます。

回答結果の集計もシステムに任せられるため、管理者が作業をおこなう必要はありません。

また、掲示板機能を搭載したシステムを導入すると、今後の対応や流れを従業員と話し合えます。

事業活動の早期復旧ができる

中小企業が安否確認システムを導入すると、事業活動の早期復旧が可能です。災害時は従業員1人ひとりの安否確認や安全確保などに時間がかかってしまい、事業の停滞を招きやすい傾向があります。

しかし、安否確認システムを導入すると自動で従業員の安否確認を行えるため、迅速に被害状況を把握できます。さらに、従業員1人ひとりの状況に合わせた指示出しも行いやすくなることから、事業活動の復旧をしやすくなるでしょう。事業規模がさほど大きくない中小企業こそ、スムーズな事業継続が欠かせません。

取引先に安心感を与えられる

安否確認システムを利用すると、取引先に安心感を与えやすくなります。

取引先から「万が一の事態が起きても事業を継続しやすい」と思ってもらいやすくなり、安心感を与えられます。その結果、両社のビジネスリスクを軽減できるため、お互い良い関係を築きやすくなるでしょう。

中小企業の安否確認システム導入事例

ここでは、トヨクモ『安否確認サービス2』を実際に導入した中小企業の事例を紹介します。

従業員数に応じた料金プラン設計｜最低限のコストで運用を実現

株式会社日本たまご様では、親会社が独自設計した安否確認システムを使っていましたが、組織改変に伴い新規で安否確認システムを導入する必要がありました。従業員数が少なく社内にはITに詳しい社員がいなかったため、複雑でコストのかかるシステムは運用できない状況でした。

そこで、コストが予算内で収まり、専門知識がなくても運用できる「安否確認サービス2」を導入しました。従業員数に応じた料金プランが細かく用意されているため最低限のコストで利用でき、わかりやすく解説したガイド資料や気軽に相談できる窓口があるなど、ITに詳しくなくても運用できる安心感がありました。

すでに全従業員の登録は完了していて、いまは年2回ほど安否確認の模擬訓練も実施。訓練における従業員回答率も9割を超えており、もし今後災害などがあった際には会社としてすぐに動ける体制が整えられています。また、従業員の連絡先を収集せずに全体・個別に緊急連絡できるため、個人情報の保護という観点でも従業員と会社、双方の安心安全につながっています。

関連記事：安否確認サービス2「導入事例：株式会社日本たまご」

平均年齢が高い会社でも2回の訓練で問題なく利用可能に

株式会社トーチク様では、電話による緊急連絡網で安否確認を行なっていましたが、災害時の対策として危機感があり安否確認システムの導入を検討していました。一方で、高齢の従業員が多く、社内には安否確認システムの導入に対する不安や抵抗がありました。

システム導入を検討する中で、「安否確認サービス2」を30日間無料トライアルで実際に活用してみたところ、システムの操作性がよく、スマホだけでなくガラケーにも対応していたことが導入の決め手になりました。

導入後は操作方法や安否確認の流れについて説明し、2回目の訓練では回答率と回答スピードの両方が大きく改善しました。また、社内の防災意識の変化も感じており、安否確認サービス2を活用した会社全体の意識改革やBCP策定に取り組んでいます。

関連記事：安否確認サービス2「導入事例：株式会社トーチク」

平常時の積極活用で回答率と回答速度向上

山﨑建設株式会社様では、従来は電話とメールを活用し安否確認を実施していましたが、従業員とのリアルタイムの情報共有に課題を感じていました。

そこで、アナログで対応していた安否確認フロー見直しのため「安否確認サービス2」を導入しました。導入の決め手は、利用規模と費用面がマッチしていた点でした。さらに、ファミリープラン以上で使える「家族メッセージ機能」では家族の安否を確認し、安心して業務に取り組める点に魅力を感じました。

導入して3～4年が経過後、平常時にも積極的に活用するように意識付けたことで回答率と回答速度が向上。建設業のため、重機を操作していたり、大きな音のする環境で作業していたりする従業員も多く、通知に気づかないこともありますが、安否確認サービス2には未回答者に自動で再送信される機能があるので、回答率もあがり管理側の手間も削減されました。

関連記事：安否確認サービス2「導入事例：山﨑建設株式会社」

なお、以下のページでは「業種・ユーザー数・エリア・機能や課題」で条件を絞って『安否確認サービス2』の導入事例を検索できます。ぜひ貴社の条件に近い企業の導入事例を確認してみてください。

関連記事：トヨクモ 安否確認サービス2「導入事例」

中小企業におすすめの安否確認システム5選

ここでは、中小企業におすすめの安否確認システムを5つ紹介します。それぞれの特徴を参考に、自社に合ったサービスを選んでください。

安否確認サービス2｜トヨクモ

トヨクモの安否確認サービス2は、2024年9月時点で契約数が4,000社以上を誇る安否確認システムです。毎年9月1日に全国一斉訓練を行っており、システムが安定して稼働できるかをチェックしています。訓練終了後にはレポートが送付されて、自社の防災力も確認できます。

さらに、安否確認サービス2は初期費用が不要であるため、導入コストは発生しません。30日間のお試し期間があることから、導入するか迷っている企業でも利用しやすいでしょう。なお、安否確認サービス2は事業継続計画策定に必要となる機能も搭載しており、災害時の対策指示や情報共有もスムーズに行えます。

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セコム安否確認サービス｜セコムトラストシステムズ株式会社

セコムトラストシステムズ株式会社の安否確認サービスとは、24時間365日のオペレーション力で災害時の初動をサポートしてくれるサービスです。災害情報の真偽を専門スタッフが確認して、迅速な対応を行ってくれます。事業継承や早期再開を目指して、相談窓口や災害訓練なども実施しています。

Biz安否確認/一斉通報｜NTTコミュニケーションズ株式会社

Biz安否確認/一斉通報は、震度7の地震にも耐えられるデータセンターで運用しているサービスです。災害時も安定的な稼働を実現できるため、万が一のときも安心して任せられます。なお、災害だけではなく台風や豪雨の注意喚起や感染症流行時の健康管理にも活用できます。常に従業員の安全を守り、安定的な事業の継続が可能となるでしょう。

エマージェンシーコール｜インフォコム株式会社

エマージェンシーコールは、利用規模に合わせて選べるように2つのプランを用意している安否確認システムです。従業員が300名以下であれば月額1万円で利用できるため、費用面が気になる企業も導入しやすいサービスと言えます。また過去の災害時にも安定した稼働を実現したことから、この先の災害でも安心して利用できるでしょう。

安否確認システムANPIC｜株式会社アバンセシステム

安否確認システムANPICとは、災害時だけではなく日常の連絡ツールとしても活用できるサービスです。LINEに安否確認通知を送りたい場合は無料で追加できるため、連絡手段の多様性もあるでしょう。導入時のユーザー登録や説明会なども実施しており、このようなサービスを初めて利用する企業も安心できます。担当者の業務負担を軽減しながら、安否確認システムの導入が可能です。

安否確認システムとは

安否確認システムとは、災害が起きたときに従業員やその家族の安否確認を行えるシステムのことです。企業に導入する義務はないものの、中小企業こそ活用しておきたいサービスとも言えます。

なぜなら、安否確認システムを導入すると安否確認を自動で行えるため業務負担を軽減できるからです。効率よく従業員の安否確認を進められれば、事業活動の早期復旧も可能です。資本力が決して十分とはいえない中小企業の事業活動が停滞すると、資金繰りに窮して経営危機に陥ることがあります。

安否確認システムの主な機能

安否確認システムは、主に以下のような機能を搭載しています。

• 安否確認メッセージの自動一斉送信
• 回答状況の自動集計
• 回答方法の多様性（アプリ、メール、ブラウザ、SNSなど）
• 掲示板・情報共有
• 多言語対応
• 家族の安否確認
• 他システムとの連携

システムによって搭載されているものが異なるので、導入の際は自社に必要な機能を確認することが重要です。

中小企業が安否確認システムを導入するメリット

安否確認システムを導入すると以下のようなメリットを得られます。

• 迅速に情報収集を行える
• 従業員の安心感を向上できる

それぞれのメリットをみていきましょう。

迅速に情報収集を行える

安否確認システムを活用すると、迅速に情報収集を行えます。例えば、以下のような情報を効率よく集められます。

• 従業員やその家族が無事かどうか
• 出社できる状況かどうか
• 交通手段を確保できるかどうか

これらの情報を迅速に集められると従業員の状況をいち早く把握できるため、今すべきことが明確になりやすいでしょう。すると次の対策が打ちやすくなり、事業の停滞も防ぎやすくなります。

従業員の安心感を向上できる

安否確認システムを導入すると、従業員の安心感を向上できます。「災害時が起きても従業員の安否確認を迅速に行ってくれる」と思ってもらいやすくなり、安心感を得やすくなります。その結果、従業員のモチベーションが向上したり、企業に対する満足度もアップしたりするでしょう。いざというときに企業が従業員を守るという姿勢が、安心感につながります。

安否確認システムを選ぶ際のポイント

中小企業こそ安否確認システムが必要だとわかったものの、どのようにサービスを選べばいいのかわからない経営者も多いでしょう。そのような場合は、以下のポイントを参考に自社に合った安否確認システムを選んでください。

• 料金やサービス内容を比較する
• 連絡手段に多様性があるものを選ぶ
• 操作しやすいサービスを選ぶ
• 導入実績を確認する
• 多言語対応している
• 管理権限を設定できる

それぞれのポイントを解説します。

料金やサービス内容を比較する

安否確認システムを導入する際は、料金やサービス内容を比較しましょう。安否確認システムは導入時に初期費用が発生するほか、維持費として月額料金が発生します。それぞれの費用は安否確認システムによって異なるため、払い続けられるサービスを選ぶことが大切です。

連絡手段に多様性があるものを選ぶ

安否確認システムを選ぶ際は、連絡手段に多様性があるものにしましょう。メールアドレスのみの利用だと回線がパンクしたときに従業員と連絡が取れない可能性があります。そのためLINEや専用アプリといった連絡手段が豊富な安否確認システムを選ぶと、従業員が安否報告をしやすいツールから返信してくれます。

操作しやすいサービスを選ぶ

安否確認システムを選ぶ際は、操作しやすいかどうかをチェックしましょう。安否確認システムは災害時に使用するため、操作しにくいサービスだと従業員がうまく活用できません。例えば、以下のようなポイントをチェックしておくと安心です。

• 安否確認の回答欄がわかりやすい
• 操作画面が見やすい
• プッシュ通知で知らせてくれる
• 複雑な機能がついていない

通常時とは異なり混乱状況下であることから、スムーズに操作できればできるほど活用しやすくなるでしょう。

導入実績を確認する

安否確認システムを導入するときは、導入実績を確認しましょう。安否確認システムは災害時に使用することから、安定的な稼働が見込めるサービスを選ばなければいけません。実際にサービスを導入した企業の口コミや評判などの導入実績を確認したうえで、安否確認システムを選ぶのがおすすめです。

多言語対応している

多言語対応している安否確認システムを導入しましょう。英語をはじめとする多言語に対応していると、外国籍の従業員も使いやすくなります。すべての従業員の安否確認が取れるサービスを選ぶと、より迅速な事業継承が可能です。

管理権限を設定できる

安否確認システムを導入する際は、管理権限を設定できるかチェックしましょう。安否確認システムは多くの個人情報を扱うことから、限られた人のみが情報を管理できるのが望ましいサービスと言えます。企業の形態に応じた権限設定ができると、より安心して安否確認システムを運用できます。

中小企業が安否確認システムを導入する際の注意点

中小企業にとって安否確認システムは活用すべきサービスではあるものの、導入する際は以下の点に注意しなければいけません。

• セキュリティ体制が構築されているかを確認する
• 従業員に使い方を覚えてもらう

それぞれの注意点を解説します。

セキュリティ体制が構築されているかを確認する

安否確認システムは従業員の個人情報を扱うことから、セキュリティ体制を重視しましょう。安否確認システムを利用して従業員の安否確認を行うためには、システムに従業員の名前や連絡先、家族の情報などを登録しなければいけません。

そのため、セキュリティ体制が構築されていないと、個人情報が漏洩する恐れもあるでしょう。安否確認システムを導入する際はセキュリティ体制がどのように構築されているかを確認し、安心して任せられるサービスを選んでください。

従業員に使い方を覚えてもらう

安否確認システムを導入するときは、従業員に使い方を覚えてもらうことも大切です。どれほど便利で有効なサービスを導入しても、企業や従業員がうまく活用できないと効果を得るのは困難です。

とくに安否確認システムは災害時という混乱状況下で使用することから、従業員が使い方をマスターしておく必要があるでしょう。災害時に連絡方法がわからないといったトラブルを避けるためにも、定期的に操作方法をチェックできるサービスを選ぶのがおすすめです。

安否確認システムを導入して緊急時に迅速に従業員と連絡を取ろう！

中小企業は従業員の数がさほど多くないことから、安否確認システムの必要性を感じない企業もいるでしょう。しかし、中小企業は事業規模が大きくないため、事業が停滞しないように目の前にある課題をスムーズに解決する必要があります。事業継承に多くの時間を割くことになるため、従業員の安否確認を迅速に行い、必要な対策を講じるのが得策です。

以上のことから、中小企業こそ安否確認システムを活用して従業員と迅速な連携を取るのがおすすめです。災害時に従業員を守れる企業だと認識されると、従業員だけではなく取引先からの信頼度もアップするでしょう。自社に合った安否確認システムを導入して、事業継承に力を注いでください。

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