個人情報保護法に準拠した緊急連絡網の作り方|同意取得と管理体制のポイントも解説

坂田 健太(さかた けんた)

緊急連絡網は、災害や事故などの緊急時に従業員の安否を確認し、迅速な対応をするために重要なツールです。
しかし、緊急連絡網には従業員の氏名や連絡先などの個人情報が含まれるため、作成や管理をする際には個人情報保護法への適切な対応が求められます。
そこで今回は、企業が緊急連絡網を運用する上で注意すべきポイント、個人情報保護法に配慮した緊急連絡網の作り方について解説します。
同意文書のテンプレートも用意していますので、ぜひ参考にしてください。

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目次
企業における緊急連絡網とは?
企業における緊急連絡網とは、地震や事故などの非常時に、従業員が的確に行動できるよう、「誰が誰に・どの順で連絡するか」を、あらかじめ明確にしたもののことです。危機管理マニュアルの中でも、重要な要素の一つであり、安否確認や情報共有を迅速するために欠かせません。
とくに近年では、事業継続の観点から、中小企業でも緊急連絡網の整備が進んでいます。BCP(事業継続計画)の一環としても、重要性が高まっているでしょう。従業員の安全確保と、業務の早期復旧を支える仕組みとして、多くの企業に導入されています。
企業が緊急連絡網を作成する目的
緊急連絡網の主な目的は、非常時に従業員の安否を確認し、迅速かつ正確に情報共有することです。地震や事故、感染症の拡大時には、被害の拡大防止や業務への影響確認が求められます。
BCP対策の一環としても、緊急連絡網は欠かせません。システム障害や工場事故、リコール、個人情報流出など、企業活動に関わる重要な情報を速やかに社内へ周知する必要があります。緊急連絡網は、企業の適切な対応を取るために整備されるものです。
緊急連絡網で個人情報保護法に配慮すべき理由
緊急連絡網とは、災害や事故などの緊急事態が発生した際に、従業員が迅速かつ適切に行動できるよう、「誰がどの順番でどこに連絡するのか」を定めたものです。
収集するデータには、氏名、電話番号、メールアドレスなどの個人情報が含まれます。個人情報の適切な管理とプライバシーの保護は企業の社会的責任であり、法的義務でもあります。そのため、緊急連絡網は個人情報保護法に配慮して作成・運用されなければなりません。
個人情報が漏洩した場合、従業員や関係者に多大な迷惑をかけるだけでなく、企業の信用を失墜させる可能性もあります。したがって、個人情報保護法(正式名称:個人情報の保護に関する法律)に準拠した緊急連絡網の作成と運用が不可欠です。
緊急連絡網における個人情報保護法の重要ポイント
緊急連絡網の作成・運用において、個人情報保護法の観点からとくに注意すべき点は以下の5つです。
- 必要最小限の情報収集
- 同意取得の徹底
- 情報の適切な管理
- 個人情報の定期的な更新
- 連絡手段を複数用意しておく
それぞれについて解説します。
必要最小限の情報収集
緊急連絡網を作る目的は、緊急時に必要な連絡先を確保することです。そのため、収集する個人情報は、氏名、所属部署、電話番号、連絡先など、本当に必要な情報だけに絞りましょう。緊急連絡に直接関係ない情報は収集・管理しないようにします。
(参考: e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律 第17条(利用目的の特定)」)
同意取得の徹底
緊急連絡網を作成する際は、従業員一人ひとりの同意を得ることが重要です。既存のデータベースから同意を得ずに情報を収集・抽出してしまうと、トラブルにつながる可能性があります。
トラブル防止のためには、「同意書」を作成すると効果的です。同意書には、集める個人情報の種類、その情報を何に使うのか、誰に情報を渡すことがあるのか、そして情報を渡したあとに従業員がどんな権利を持っているのかなどを明記します。
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緊急連絡先情報同意書テンプレート(PDF形式)をダウンロードする
※個人情報の入力は必要ありません。 クリックするとファイルがダウンロードされます。
誰がいつ同意したのかを記録し、口頭で説明する機会を設けたり、質問に答えたりし、従業員が安心して情報提供に同意できるように配慮します。
(参考: e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律 第18条(利用目的による制限)」)
(参考: e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律 第33条(開示)」)
(参考: e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律 第34条(訂正等)」)
情報の適切な管理
緊急時に備えて集めた個人情報は、厳重に管理しましょう。情報を閲覧・編集できる人材を限定し、パスワード管理やアクセス履歴の記録などのセキュリティ対策をする必要があります。
個人情報の管理を効率化し、セキュリティを強化するために、情報へのアクセス制限や暗号化などのセキュリティ機能が充実している「安否確認システム」の導入も検討するとよいでしょう。
(参考: e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律 第23条(安全管理措置)」)
個人情報の定期的な更新
緊急連絡網に登録されている個人情報は、最新の状態に保たれている必要があります。古い情報のままでは、緊急時に連絡が取れなくなるため、定期的に個人情報の確認と更新を促すフローを構築しましょう。
たとえば、定期的に従業員向けに確認メールを送ったり、人事異動のタイミングで更新を依頼したりする方法が考えられます。また、従業員が自分の情報をいつでも確認・訂正・削除できる仕組みを整えることも重要です。
(参考: e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律 第32条(保有個人データに関する事項の公表等)」)
連絡手段を複数用意しておく
災害時には通信回線が混雑し、想定していた連絡手段が使えなくなるリスクがあります。もし連絡手段が一つだけだと、従業員の安否確認が滞るかもしれません。
一つの連絡手段だけに頼らず、電話やメール、安否確認サービスなど、複数の手段を併用することが大切です。緊急時の連絡体制を、より確実なものにできます。
個人情報保護法に準拠した緊急連絡網の作り方
個人情報保護法に準拠した緊急連絡網の作り方を4ステップで解説します。
- 利用目的と発動条件の明確化
- 安全かつ確実性の高い連絡手段の選定
- 同意文書の作成・配布
- 緊急連絡網のテスト運用・改善
各ステップの詳細は以下のとおりです。
ステップ1.利用目的と発動条件の明確化
まず、緊急連絡網の利用目的と発動条件を明確に定義します。
発動条件としては、「自然災害発生時」「事故・事件発生時」「システム障害発生時」など、具体的な状況を想定して設定します。そして、それぞれの発動条件において、誰にどのような情報を伝えるのかを定めます。たとえば、それぞれの発動条件ごとに安否確認、避難指示、復旧状況の共有をどのように行うかを定めておくと、緊急時に迅速な対応ができます。
また、これにより、収集した個人情報があらかじめ定めた目的以外に利用されることを防止できます。
以下は連絡網の利用目的と発動条件の例です。
地震発生時(震度5弱以上)
- 全従業員に安否確認の連絡
- 被災状況の報告を各部署の責任者に依頼
台風発生時(特別警報が発令された場合)
- 全従業員に自宅待機の指示
- 被害状況の確認と報告を各部署の責任者に依頼
火災発生時(社内または近隣で火災が発生した場合)
- 全従業員に避難指示を連絡
- 安全確認後、各部署の責任者が危機管理本部に報告
システム障害発生時(主要システムに障害が発生した場合)
- IT部門が全従業員にシステム障害の状況と対策を連絡
- 復旧状況を各チームリーダーが逐次報告
ステップ2.安全かつ確実性の高い連絡手段の選定
次に、個人情報保護の観点から、セキュリティ対策が施された連絡手段を優先的に検討します。複数の連絡手段を組み合わせ、緊急時にも確実に連絡が取れるようにすることが大切です。
以下は、連絡手段の一覧表です。
連絡手段 | 特徴 | 推奨 |
---|---|---|
電話 | ・連絡履歴が残らないため連絡状況の把握が困難 ・転記作業が発生する | × |
メール | ・メールの開封状況が確認できない場合がある ・返信状況、回答の把握が難しい場合がある | △ |
SMS配信サービス | ・短いメッセージを迅速に送信できるが文字数制限がある ・返信状況、回答の把握が難しい場合がある。 ・システム利用料がかかる | △ |
ビジネスチャット | ・全員がアプリをインストールしている必要がある ・設定によっては通知を見逃す可能性がある ・内部で回答が共有されてしまう可能性がある | △ |
音声ガイダンスシステム | ・一部対応していない機種が存在する ・システム利用料がかかる | △ |
安否確認システム | ・複数の連絡手段(メール、SMS、LINEなど)を統合して使用できる ・連絡履歴や安否情報などがシステム上で管理される・システム利用料がかかる | ○ |
なお、緊急連絡網で複数の連絡手段(電話、メール、チャットなど)を併用すると、誰がどの手段で連絡を受けたか、誰が未返信かなどを把握することが困難になります。
さらに、連絡ミスによる個人情報流出や管理不足などのリスクも懸念されます。このような場合は、一斉配信や回答内容の一元管理が可能な安否確認システムの導入がおすすめです。
安否確認システムを活用することによって、緊急時の情報伝達を効率化し、迅速かつ確実な対応が可能になります。
ステップ3.同意文書の作成・配布
緊急連絡網の運用にあたり、従業員から収集する個人情報の項目、利用目的、第三者提供の有無などを明記した同意文書を作成し、従業員に配布・説明しましょう。
同意文書の作成は、個人情報の取り扱いに関する従業員の理解と同意を得るために非常に重要です。同意文書は、以下の項目を網羅する必要があります。
項目 | 説明 |
---|---|
収集する個人情報 | 氏名、所属部署、電話番号(携帯・自宅・SNS)、メールアドレス(業務用・個人用)など、必要最低限の情報 |
利用目的 | 緊急時の連絡に限定することを明確に記載 |
第三者提供の有無 | 第三者(例:委託業者)に提供する場合、提供先と目的を明記 |
開示請求などの権利 | 従業員が自身の個人情報を確認・訂正・削除する権利、同意をいつでも撤回する権利があることを明記 |
問い合わせ先 | 質問や相談を受け付ける窓口(部署名、電話番号、メールアドレス)を明記 |
既存のシステムから特定の個人情報を収集する場合、過去に個人情報取り扱い同意書を取得していても、その同意書に緊急連絡網の作成や運用に関する明確な記載がない、またはその記載が最新でない場合は、再度同意を取得する必要があります。
同意書は、以下からダウンロードできます。
緊急連絡先情報同意書テンプレート(Googleドキュメント形式)をダウンロードする
緊急連絡先情報同意書テンプレート(Word形式)をダウンロードする
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ステップ4.緊急連絡網のテスト運用・改善
構築した緊急連絡網が実際に機能するかを確認し、情報漏えい、不正アクセスなどのセキュリティ上の問題点や、運用上の問題点があれば改善しましょう。
セキュリティ上のチェック項目は以下のとおりです。
項目 | 説明 |
---|---|
アクセス制御 | 権限のない者が緊急連絡網の情報にアクセスできないことを確認する |
通信の暗号化 | 緊急連絡が安全な通信経路で送受信されているかを確認する |
ログの記録 | アクセスや操作のログが適切に記録されているかを確認する |
従業員に対して、緊急連絡網の利用方法や重要性を定期的に周知徹底し、緊急連絡網の有効性を確認することも大切です。
緊急連絡網のセキュリティ対策は?
緊急連絡網は重要な役割を持ちますが、個人情報を含むため適切なセキュリティ対策が必要です。ここでは、緊急連絡網の安全な運用方法について解説します。
ウイルス対策を実施する
緊急連絡網には、従業員の個人情報が含まれるため、情報漏洩を防ぐセキュリティ対策が欠かせません。とくにウイルス感染や不正アクセスを防ぐため、端末には信頼性の高いウイルス対策ソフトを導入する必要があります。
クラウドに情報を保存する場合は、アクセス権を限定し、閲覧を社内の必要な人物のみに制限することが重要です。
プライベートの端末で収集した番号を使わない
業務用端末が支給されている場合は、私用の端末で取得した連絡先へ連絡するのは避けるべきです。個人の端末はセキュリティが不十分なことも多く、不正アクセスやウイルス感染によって情報が漏れるリスクがあります。
やむを得ず私用端末を使用する場合でも、登録情報は必要最低限にとどめるなど、情報管理に対する高い意識が求められます。緊急連絡網の安全な運用には、端末の使い分けと慎重な対応が不可欠です。
緊急連絡網で使える連絡手段
緊急連絡網は、スピーディーな情報共有には欠かせません。非常時にも確実に連絡を取るためには、複数の手段を活用することが効果的です。ここでは、主な連絡手段を紹介します。
固定電話
固定電話は、リアルタイムで相手と会話できる点が大きなメリットです。一方で、自然災害時には回線が混雑し、つながりにくくなるという課題があります。
企業が従業員の安否を確認する目的で使用する場合、一斉連絡ができないため、情報伝達に時間がかかる可能性もあるでしょう。連絡を順に回す間に、状況が変わるおそれもあるため、緊急時の手段としては限界があることを認識しておく必要があります。
携帯電話
携帯電話は、固定電話と同様にリアルタイムで会話ができ、持ち運びができるため場所を選ばず連絡が取れる点がメリットです。固定電話や公衆電話が利用できない状況でも、通信手段として役に立ちます。
しかし、災害時には通信基地局やケーブルの被害によって停電や電波障害が発生しやすく、通信が不安定になることがあります。緊急時にはリスクを考慮し、ほかの連絡手段との併用が必要です。
メール
メールは複数の相手に同時に連絡できるため、一斉送信に適した手段です。文字数の制限がなく、複数の連絡事項を一度に伝えられるのもメリットです。
あらかじめ、社員のメールアドレスを事前に把握し、リスト化する必要があります。アドレス変更があった際には、その都度更新が求められるのは難点です。受信拒否設定により相手に届かないケースもあるため、あらかじめテスト送信して、確認するとよいでしょう。
緊急でない内容のメールが多く届くことで埋もれてしまい、重要な連絡に気づかれにくい点もデメリットといえます。
SNS・チャットツール
LINEやSlack、ChatWorkといった、SNSや社内向けコミュニケーションツールを、緊急時の連絡手段として活用する方法もあります。日常的に使用しているケースが多いため、操作に慣れており、すでに部署やチームごとにグループ化されている点が特徴です。手軽に安否確認や連絡ができるのも魅力でしょう。
ただし、SNSの多くはセキュリティが不十分な場合があります。個人情報の流出や不正アクセスといったリスクがあるため、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。
アプリ
緊急連絡や、安否確認専用に開発されたアプリを導入する方法もあります。メッセージの自動送信や、既読・開封状況の管理など、緊急時に役立つ多彩な機能を備えているため、従来の紙や電話中心の方法を見直したい企業におすすめです。
しかし、利用には全社員の個人情報を登録する必要があります。そのため、準備に時間がかかることがデメリットです。導入を検討する際は、計画的に進めることが重要です。
SMS(ショートメッセージ)
携帯電話番号を使ったSMS(ショートメッセージ)は、迅速な情報共有に役立ちます。SMS送信サービスを利用すれば、PCから一斉送信が可能で、多くの人に確実にメッセージを届けられます。
災害時にも通信回線の負担が少なく、電話より強い利点があります。ただし、送信できる文字数に制限があり、サービスによっては1通あたり約70文字程度までと、短文な点がデメリットです。利用する場合は、内容を簡潔にまとめる工夫が求められます。
安否確認システム
専用の安否確認システムを導入するのも、効果的な方法です。従業員は、自身のデバイスで安否確認を自動受信し、簡単な操作で返信できるため負担が軽減されます。管理者は、システムを通じて各拠点や部署の安否情報を迅速かつ正確に集約でき、効率的な安否管理が可能です。
ただし、従業員にシステムの使い方を周知し、事前に訓練する必要がある点がデメリットです。準備に時間と労力がかかるため、体制を整えることが求められます。
【企業規模別】おすすめの緊急連絡網の連絡手段
ここでは企業規模に応じた、効果的な緊急連絡網の連絡手段を紹介します。中小企業から大企業まで、それぞれに適した方法が見えてくるでしょう。
少人数企業
少人数の企業では、緊急連絡網として電話やメール、SNS、ビジネスチャットを組み合わせて使うのが効果的です。社員数が少なく組織が単純なため、情報の共有や安否確認もシンプルに実施できます。
普段から業務で使用している連絡手段に加え、複数の連絡方法を併用するとよいでしょう。迅速かつ確実な連絡体制を整えられます。
中規模企業
従業員が100人以上の中規模企業では、部署ごとに適した連絡手段を使い分けるのがおすすめです。たとえば、危機管理本部から部門担当者への連絡は電話で、その下の階層にはメールやビジネスチャットを活用する方法があります。
安否確認システムを導入することで、従業員の安否だけでなく拠点の被害状況やリスク情報の収集、対応事項の管理も効率化できるでしょう。多機能なサービスを活用し、スムーズに連絡が取れるようにします。
大規模企業
従業員が1000人以上の大規模企業では、一斉連絡や自動集計が可能な安否確認システムの導入が効果的です。テンプレートの利用や連絡対象の絞り込み、階層ごとの管理者権限の設定など、柔軟なカスタマイズができるシステムを選びましょう。
安否確認システムを活用することで、緊急時の初動対応を迅速に進められます。大人数の場合、情報伝達に時間がかかりやすいため、スピードを重視したシステム選びが重要です。
会社における緊急連絡先の優先順位は?
緊急連絡網を使う場面では、連絡する順番を明確にする必要があります。まず危機管理担当者から運用責任者へ連絡し、次に中間管理者、リーダーを経て一般社員へと順番に情報を伝えるのが一般的な流れです。
緊急連絡はいつ、どのタイミングで発令されるか予測が難しいでしょう。そのため出社前や勤務中、通勤中など、さまざまな状況を想定して従業員が取るべき行動を事前に明確にしておく必要があります。複数のシナリオを用意し、それぞれに優先順位をつけることで、緊急時の混乱を防げます。
緊急連絡網についてよくある質問
緊急連絡網に関する、よくある疑問や質問が浮かぶ方も多いでしょう。ここでは、緊急連絡網の導入や運用に役立つ情報をわかりやすく解説していきます。
BCP対策として緊急連絡網は必要ですか?
BCP対策の一環として、緊急連絡網は必要です。緊急連絡網には、災害や緊急事態が発生した際に、誰が誰に連絡するかが明確に示されているため、連絡の抜け漏れを防ぐ効果があります。
迅速かつ確実な情報共有が可能となり、事業の早期復旧や従業員の安全確保に役立つでしょう。事前に作成しておくことで、緊急時の混乱を最小限に抑えられます。
緊急連絡網は個人情報に該当しますか?
緊急連絡網に記載される、氏名や住所、電話番号、メールアドレスは個人情報にあたります。個人情報取扱事業者は、情報を利用する際に、目的を明確にする義務があります。
個人情報保護法にもとづき、個人情報の適切な管理が必要です。利用目的の明示や安全管理措置の徹底など、以下の3つに注意しなければなりません。
- 利用目的の明示:緊急連絡網の作成目的を明確にし、従業員に説明する
- 本人の同意取得:個人情報の収集・利用について、従業員から事前に同意を得る
- 情報の適切な管理:収集した個人情報を適切に管理し、漏洩や不正利用を防止する
これにより、個人情報の漏洩や不正利用を防ぐことが可能となります。
緊急連絡網の作成に従業員の同意は必要ですか?
個人情報の収集や利用については、事前に従業員の同意を得ることが法律で義務付けられています。個人情報保護法にもとづくものであり、従業員が情報提供を拒否する権利も尊重されなければなりません。
強制的に個人情報の提供を求めることは、避けるべきであり、適切な説明と同意取得が必要です。個人の権利を守りつつ、適切に情報を管理しましょう。
緊急連絡網の作成は会社の義務ですか?
緊急連絡網の作成は、法的な義務ではありません。一方で、会社には従業員の安全を守る「安全配慮義務」が課されています。安全配慮義務の観点からは、緊急連絡網の作成が推奨されています。
会社において、緊急連絡網は安全配慮の重要な手段として位置付けられているものです。
災害時の安否確認にLINEは使えますか?
大規模災害が発生すると、LINEの「安否確認」機能が利用可能です。災害時には、LINEのホーム画面に赤枠で案内が表示され、利用者は自身の安否を報告できます。登録している友達の安否状況も、あわせて確認できます。
LINEの安否確認機能は、iOSおよびAndroidのバージョン12.2.0以降で利用可能です。安否確認手段の一つとして、認識しておくとよいでしょう。
緊急時の確認事項はどのようなものですか?
緊急連絡網で連絡が取れたら、まず被災状況や本人および家族の怪我の有無を確認します。次に、現在の居場所や出社の可否、出社可能な場合の交通手段、自宅の状況などを聞きましょう。
緊急時はメールの文面を簡潔にし、受け手が読みやすく、返答しやすい内容にすることがポイントです。これにより、迅速かつ正確な安否確認が可能になります。
個人情報保護法に準拠した緊急連絡網を作成・運用するなら、トヨクモの『安否確認サービス2』がおすすめ
個人情報保護法に配慮した緊急連絡網を作成・運用するなら、トヨクモが提供している『安否確認サービス2』の利用がおすすめです。
安否確認サービス2は、気象庁の情報と連動して自動で安否確認を行えるシステムであり、一斉送信された緊急連絡は、事前登録されたメールアドレスや専用アプリなどに通知されるため「通知が届かない」といったトラブルを未然に防げます。
また、従業員からの回答結果を自動で集計・分析してくれるため、安否確認等にかかる作業コストを大幅に削減できます。
『安否確認サービス2』は数多くの魅力がありますが、個人情報保護法の遵守の観点から特に注目すべき特徴は以下の3つです。
- 強固なセキュリティ
- 効率的なデータ管理
- 24時間365日体制のシステム監視
それぞれについて解説します。
強固なセキュリティ
プライバシー保護と個人情報の管理負担軽減の観点から、ユーザーが登録した個人所有のメールアドレスなどは、管理者であっても閲覧できません。同様に、位置情報などの重要な個人情報も意図的に取得しない仕様になっています。そのため、従業員が安心して登録できるでしょう。
また、外部からの不正アクセスに対しては、二段階認証によるログイン方式を採用し、セキュリティを強化しています。さらに、サービス内のすべての通信をSSL暗号化することにより、第三者による不正アクセス、盗聴、なりすましを防止しています。
(参考:安否確認サービス2「機能一覧|災害が起こる前に」)
効率的なデータ管理
緊急連絡網は、従業員の入退社や異動などによる頻繁な情報更新が必要となり、それに伴い人的ミスによる情報漏えいのリスクも高まります。
トヨクモの『安否確認サービス2』は、SmartHRやfreee人事労務、Google Workspaceなどの人事情報管理サービスと連携し、APIを活用してほかのシステムとも自動同期が可能です。これにより、常に最新の情報を維持し、管理ミスや誤操作による情報漏えいを防ぎます。
また、管理者はユーザー情報や災害時の通知設定を簡単に更新できるため、作業効率が向上し、人的ミスを削減できます。
(参考:安否確認サービス2「選ばれる理由|開発への想い」)
24時間365日体制のシステム監視
『安否確認サービス2』は、Amazon Web Services(AWS)を利用したクラウドコンピューティングを採用しており、高い可用性と耐障害性が特徴です。
データセンターはシンガポールをはじめ、世界各地に分散配置され、国際的なバックアップ体制が整っています。また、オートスケール機能(※)により、トラフィックの急増にも自動で対応し、システムのダウンタイムを最小限に抑えられます。
これにより、どんな状況でも緊急連絡網が確実に機能することを保証しています。
(参考:安否確認サービス2「選ばれる理由|もしもの時に“動く”を証明」)
※オートスケール機能…サーバー負荷等のトリガーに応じて、自動的にクラウドサーバーの台数を増減させる機能のこと。
個人情報保護法に準拠した緊急連絡網で、BCP対策も万全に!
緊急連絡網は、企業の危機管理体制において欠かせない要素です。個人情報保護法に配慮した緊急連絡網を構築・運用すれば、従業員の安全を守り、企業の信頼性を高められます。
トヨクモの『安否確認サービス2』は、個人情報保護法に準拠した安全な緊急連絡網の構築・運用を可能にするだけでなく、効率的な情報管理や迅速な安否確認を実現します。ぜひ、『安否確認サービス2』を活用して、企業の危機管理体制を強化しましょう。30日間無料お試しが利用できますので、ぜひお問合せください。
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