緊急連絡に役立つ安否確認システムとは？機能や選び方について解説

安否確認システムは、緊急時に従業員の安否を確認するための機能に特化したシステムです。災害が発生したときにスムーズに状況を把握するために、導入しておくことがおすすめです。

この記事では、安否確認システムの概要や主な機能、導入のメリット・デメリットを解説します。おすすめのサービスを厳選して5つ紹介するので、参考にしてください。

安否確認システムとは

安否確認システムは、安否確認メールの送信や回答結果の集計などを自動で行います。迅速な対応が求められる災害発生時に、正確に従業員の状況を把握できます。

安否確認システムの主な機能

安否確認システムは、主に以下の機能を備えています。

• 安否確認通知の自動送信機能
• 回答の自動集計機能
• 従業員の家族の安否確認機能
• 掲示板機能

安否確認通知の自動送信機能

通知の自動送信機能は、気象庁の緊急地震速報と連動し、地震が発生したら自動で従業員に通知を送信する機能です。安否確認の回答を求める内容を記載しており、通知を確認した従業員は無事かどうかを回答します。

メールや電話で安否確認を行う場合、従業員一人ひとりに連絡を取らなければなりません。従業員の多い企業にとっては大きな負担となります。また、タイミングの悪いときに電話をかけると、回答を得られない可能性もあります。

一方、安否確認システムであれば従業員に一斉に通知を送信できるため、従業員の多い企業でも送信作業に手間がかかりません。従業員は安全を確保したタイミングで通知を確認し、回答できます。

回答の自動集計機能

回答の自動集計機能は、従業員から送信された安否確認の回答結果を自動で集計する機能です。被害状況や出社の可否などを確認し、緊急対応できる従業員数を把握します。

メールや電話で安否確認を行う場合、手動で回答結果をまとめなければなりません。メールの場合は、従業員からの返信が来る度に手動で集計結果を更新する必要があります。また、災害用伝言ダイヤルや災害用伝言板は、いつ伝言が登録されるか分かりません。何度も電話番号を入力し、伝言を確認しなければならず、従業員が多いほど手間は増えます。

一方、安否確認システムであれば回答結果を自動で集計できるため、集計結果を何度も更新する手間を削減できます。災害用伝言ダイヤルや災害用伝言板のように確認のたびに電話番号を入力する必要はなく、誰から連絡がきていないのか一目で把握することが可能です。

従業員の家族の安否確認機能

安否確認システムに家族の連絡先を登録しておくと、従業員の場合と同様に、その家族にも自動で通知を送信します。

従業員の家族に被害が出ている場合、従業員が出社して緊急対応をすることは困難と予想されます。事業の継続を目指し緊急対応できる従業員を把握するために、従業員の家族も安否確認をする必要があります。

掲示板機能

掲示板機能は、従業員が交流できる掲示板を立ち上げられる機能です。管理者だけではなく、従業員もメッセージを投稿できるため、従業員同士で被害状況などの情報を共有できます。災害発生時に災害掲示板として活用できるだけではなく、日常連絡にも利用可能です。

安否確認システムを導入するメリット

安否確認システムを導入するメリットは、以下のとおりです。

• 通信手段を確保できる
• 管理業務の負担を軽減できる
• 迅速に従業員の安否を確認できる

通信手段を確保できる

安否確認システムを導入すると、災害発生時にも通信手段を確保できます。インターネット回線を利用する安否確認システムは通話回線に依存しておらず、通話回線が混雑しやすい災害発生時にも通信が絶たれません。

災害発生時には多くの人が被災者と連絡を取ろうとするため、通話回線が混雑します。電話で安否確認を行う場合、なかなか電話がつながらず、安否を確認できない可能性があります。

しかし、安否確認システムであれば、通話がつながらない状況でも従業員とやり取りできます。そのため、通話回線が利用できない状況で大いに役立ちます。

管理業務の負担を軽減できる

安否確認システムを導入すると、自動で通知の送信や回答結果の集計を行えます。一斉に従業員に連絡を取り、リアルタイムで結果を確認できるため、管理業務の負担が軽減されます。それにより、管理者はトラブル対応に集中することが可能です。

具体的に、安否確認システムでは以下のような情報を確認できます。

• 回答状況
• 従業員の怪我の有無
• 従業員の家族の怪我の有無
• 出社の可否
• 交通手段　など

このような情報をリアルタイムでグラフや表で確認でき、さらに誰が回答しているのか・していないのか個人単位で把握できるため、どの部署が早期に緊急対応を行えるのかを判断しやすくなります。

迅速に従業員の安否を確認できる

災害が発生した際、安否確認システムはすぐに通知を自動で送信するため、迅速に従業員の安否を確認できます。そのため、管理者が次にどのようなアクションを起こすべきか判断できるようになります。すぐに災害への対応を行うより、業務を中止する期間を最小限に抑えることが可能です。

安否確認システムを導入するデメリット

安否確認システムを導入するデメリットは、以下のとおりです。

• 導入・維持に費用がかかる
• インターネット回線がつながらないと利用できない

導入・維持に費用がかかる

安否確認システムを導入する場合、導入費用が発生します。災害が発生していないときにも維持費用がかかるため、電話やメールで安否確認を行う場合よりも費用がかかります。

安否確認システムの中には導入費用がかからないものもあるため、費用を抑えたい場合にはそのようなツールを検討するのがおすすめです。また、最低利用期間を設定していないツールを選べば、不要と判断した際にすぐに解約できるため、費用を抑えられます。

インターネット回線がつながらないと利用できない

安否確認システムはインターネット回線を利用します。災害によってインターネット回線がつながらない場合に安否確認システムを利用できない点はデメリットといえます。

ただし、NTTドコモやau、ソフトバンクが被災地や障害発生地域の人々に向けて無料で開放する、「00000JAPAN（ファイブゼロジャパン）」という公衆無線LANサービスがあります。そのサービスを利用すると、インターネット回線が混雑しているときでもWi-Fiでインターネットに接続して、安否確認の通知を送ることが可能です。

また、災害発生時に混乱が生じないように、災害が発生した際の安否確認の手段は原則1つに決めておくことが重要です。ただし、安否確認システムのみとしていると、インターネット回線がつながらないときに連絡が取れません。そのため、メインは安否確認システムを定め、インターネット回線がつながらない場合には電話というように、バックアップの手段も用意しておくとよいでしょう。

安否確認システムの選び方

以下の点を意識して安否確認システムを選ぶと、自社に合ったサービスを見つけやすいです。

• 利用目的
• サポートの充実度
• 操作性
• 稼働実績

利用目的

安否確認システムの中には、大規模災害以外にも、大雨や暴風などの悪天候に対応しているものもあります。安否確認システムを普段から利用する場合には、大雨や暴風などの悪天候に対応しているものを、非常時のみ利用する場合には大規模災害に対応しているものを選びましょう。

また、外国籍の従業員に安否確認を行う場合には、他言語に対応しているサービスを選ぶことがおすすめです。サービスによっては日本語に加えて、英語や中国語にも対応しているものがあります。

サポートの充実度

初めて安否確認システムを導入する場合、どのように導入を進めればよいのか分からないこともあるでしょう。サポートが充実した安否確認システムを選ぶと、不明点をすぐに解決できるため、スムーズに運用を始められます。たとえば、操作方法を説明した動画が用意されていれば、動画を見ながら導入を進めることが可能です。

操作性

非常時に安否確認システムをスムーズに操作するために、担当者にとって使いやすいものを選びましょう。また、従業員にとって回答しやすい通知を送信するものを選ぶことも重要です。

安否確認システムの動作性は、無料デモで確認できます。無料体験を提供しているサービスもあるため、実際に担当者や従業員に操作してもらって使いやすいか確認して導入を決めるのがおすすめです。

稼働実績

非常時に備えて安否確認システムを導入しても、災害発生時にうまく稼働しなければ意味がありません。災害発生時に安定的に稼動するサービスなのか判断するために、稼動実績を確認しておきましょう。過去に発生した大規模な地震のときに稼働した実績があれば、今後発生する災害時にも安定した稼動を期待できます。

安否確認システムの稼働実績は、サービスの公式サイトで確認できることが多いです。稼働実績や配信実績として記載されているため、サービスを選ぶ際は確認しましょう。

緊急連絡におすすめの安否確認システム5選

一口に安否確認システムといっても、機能や料金は以下のように異なります。

ここではおすすめのサービスを厳選して5個紹介するので、導入時の参考にしてください。

安否確認サービス2（トヨクモ株式会社）

トヨクモの『安否確認サービス2』は、企業・自治体・教育機関など、業種や規模を問わず4,000社以上に導入されています。継続利用率は99.8%以上と高く、導入後の使いやすさが多くの利用企業から評価されています。

本サービスの特徴は、複数の連絡手段を組み合わせて安否確認を実施できる点です。メール・LINE・専用アプリ・ガラケーなどに対応しており、従業員の利用環境に合わせた連絡が可能です。さらに、自動再送機能や未回答者の可視化機能など、安否確認業務を効率化する機能も備えています。

操作画面は直感的に利用できるUI設計となっています。パソコンやスマートフォンなど、さまざまなデバイスに最適化されたデザインを採用しており、利用環境を問わず操作しやすい点も特徴です。

インフラ面では、WSの堅牢なデータセンターを活用しています。国内で大規模災害が発生した場合でも影響を受けにくいよう、データセンターを世界各地に分散配置しています。さらに、アクセス急増に備えたオートスケールにも対応しており、緊急時でも安定して稼働できる設計です。

また、初期費用と解約費用は0円で、かかる費用は月額費用のみとなっています。最低利用期間は設定されていないため、不要と判断した際にはすぐに解約できます。費用を抑えて導入できる点も、このサービスの魅力といえます。

エマージェンシーコール（インフォコム株式会社）

インフォコムの『エマージェンシーコール』は、回答率100%にこだわったサービスです。さまざまな連絡手段の提供や回答するまでの繰り返し連絡といった独自機能により、従業員からの回答率100%の達成を目指します。

セコム安否確認サービス（セコムトラストシステムズ株式会社）

『セコム安否確認サービス』では、24時間365日体制のオペレーション力で初動をサポートしているサービスです。気象庁などから入手した災害情報を専門スタッフが確認し、利用者への誤報を防止しています。

Biz安否確認/一斉通報（NTTコミュニケーションズ株式会社）

NTTコミュニケーションズの『Biz安否確認/一斉通報』は、震度7の地震にも耐えるデータセンターで運用しているため、災害時の安定的な稼働が期待できます。さらに、大規模な災害だけではなく、台風や豪雨の注意喚起、感染症流行時の従業員の健康管理にも活用できます。

安否LifeMail（株式会社コム・アンド・コム）

コム・アンド・コムの『安否LifeMail』では、人数分課金を採用しています。1人あたり月額

88円（税込）から利用可能で、無理なく継続できる点が魅力です。

※ 退会1カ月前の告知は必要

安否確認システムの導入事例

安否確認システムの導入事例について、以下より解説します。

アパホテル株式会社

アパホテル株式会社では、災害時の安否確認を電話で実施していましたが、対象者の手動抽出や個別連絡に時間がかかっていました。1回目の電話での回答率も約5割にとどまり、迅速な状況把握が難しい状況でした。

令和6年能登半島地震をきっかけに、安否確認システムの導入を決め、災害発生時に自動で安否確認を配信できる「安否確認サービス2」を導入に至っています。

人事労務ソフトSmartHRと連携し、従業員情報を最新状態で管理できる体制を整えました。対象地域や配信内容を柔軟に設定できる機能も活用し、運用ルールを整備しました。

実際に宮崎県で震度6の地震が発生した際には、約50名の対象者へ安否確認が自動で送信されました。その結果、約1時間で全員から回答を取得しています。

対応のスピードと正確性が向上し、管理者の負担軽減と社内の防災意識向上にもつながっています。

＞関連記事：アパホテル株式会社｜地震発生から1時間で安否確認が完了。従業員を守る体制を構築

アイペット損害保険株式会社

アイペット損害保険株式会社では、従来利用していた安否確認システムが地震以外の災害に対応しておらず、2019年の台風19号発生時には自動発報が行われないという課題を抱えていました。人事担当者が個別に連絡を行う必要があり、初動対応の遅れや未回答者の把握に時間がかかっていました。

そこで、特別警報にも対応する「安否確認サービス2」を導入し、さらにLINE連携やBCP初動対応マニュアルの整備を実施。訓練では安否確認通知の発報から30分以内に管理職が回答状況を確認・報告する運用を徹底しました。

その結果、回答率99.5%、回答時間中央値2.7分を達成しています。欠勤連絡など日常業務にも活用することで、平時からシステム利用を習慣化し、災害時の迅速な安否確認体制を構築しています。

＞関連記事：LINE連携と管理職を巻き込んだ訓練で「回答率99.5%・回答時間2.7分」を実現

株式会社スノーピークウェル

株式会社スノーピークウェルでは、従業員への連絡手段として主にメールや電話を利用していました。しかし災害時には、一斉連絡できる手段がない、従業員が緊急連絡を確認したかわからない課題があり、安否確認体制の強化が求められていました。

実際に令和6年能登半島地震の際には、全従業員の安否確認が完了するまで数日を要し、迅速な状況把握が事業継続に直結することを実感したといいます。

そこで、ITリテラシーに関係なく簡単に操作できる「安否確認サービス2」を導入しました。ボタン操作で安否報告ができるため、従業員全員が利用しやすい体制の構築に成功しています。

現在は災害時の安否確認に加え、平常時の連絡手段としても活用し、シフト制の従業員への情報共有を効率化しています。

＞関連記事：安否確認の体制構築が、事業継続の鍵 令和6年能登半島地震で危機感を感じ、約1ヶ月でスピード導入

安否確認システムに関してよくある質問（FAQ）

災害時、従業員に通知が届かない・気づかれないリスクはありませんか？

災害時は通信障害や通知の見落としにより、従業員に連絡が届かない可能性があります。特に連絡手段が1つだけの場合、通信環境の影響を受けやすく、通知の到達率が低下するリスクがあります。

そのため、安否確認システムを比較する際は、複数の連絡チャネルに対応しているかを確認することが重要です。例えば、メールやアプリ通知など複数の手段で配信できる仕組みであれば、従業員が通知に気づきやすくなります。

安否確認サービス2では、メール・専用アプリ・LINEによる通知に対応しています。災害情報と連動した自動一斉送信機能を備えており、災害発生時に従業員へ迅速に連絡できます。

国内で大規模災害が発生した場合、システムが停止する心配はありませんか？

大規模災害が発生した場合でも安否確認システムを継続稼働させるためには、データセンターの設置場所とシステムの分散構成が重要なポイントになります。

安否確認サービス2では、国内で災害が発生した場合でもサービスを継続できるよう、災害の影響を受けにくいデータセンターを採用しています。

さらに、サーバーを海外にも分散配置している点も特徴です。これにより、国内災害によるシステム停止リスクを抑制し、サービスの継続性を高めています。

最低利用期間や初期費用が後から膨らむのを避けるには、どうすればいいですか？

安否確認システムの費用を抑えたい場合は、月額料金だけでなく、総コストの構成を確認することが重要です。

多くのサービスでは、月額料金のほかに初期費用や最低利用期間が設定されています。これらの条件によっては、導入後に想定以上のコストが発生する可能性があります。

そのため、サービスを比較する際は、次の3点をあわせて確認すると見積もりが安定します。

• 初期費用の有無
• 最低利用期間の有無
• トライアルの有無

例えば、安否確認サービス2は以下の条件で利用できます。

• 初期費用：無料
• 月額料金：6,800円〜
• 最低利用期間：なし
• 30日間のトライアルあり

このように初期費用や契約期間の制約がないサービスであれば、導入リスクを抑えながら安否確認システムを運用できます。コストを抑えて導入したい企業にとって、検討しやすい選択肢といえるでしょう。

費用を抑えたいなら最低利用期間がないものを選ぼう

安否確認システムを導入すると、通話回線が混雑しやすい災害発生時にも、従業員と連絡を取れます。すぐに被害状況を確認し、次のアクションを起こすためにも、安否確認システムを導入しておくのがおすすめです。

サービスによって費用や機能などが異なるため、利用目的や操作性などを考慮して自社に合ったものを選びましょう。本記事ではおすすめのサービスを5つ紹介しました。いずれも機能性の優れたものであるため、導入時の参考にしてください。

なお、トヨクモが提供している『安否確認サービス2』は、初期費用は0円で、月額料金のみ発生します。最低利用期間は設定していないため、無理なく始められます。30日間の無料お試しを提供しているため、実際の操作を試してから導入できます。