英語で緊急連絡先を管理する方法は？グローバル企業の危機管理を強化しよう
大保颯大
企業がグローバル化を進めるにつれ、緊急時の対応力が問われる場面は増えています。とくに海外展開をしている企業や、頻繁に海外出張が発生する企業では、従業員の安否確認が迅速にできる体制を整えておかなければいけません。
世界で広く使用されている英語で緊急連絡先を管理できれば、緊急時であっても迅速な対応を実施できます。
そこでこの記事では、緊急連絡先を英語で管理できるおすすめのシステムを紹介します。英語で連絡先を管理する際のポイントもあわせて確認してください。
目次
企業にとっての緊急連絡先管理の重要性
企業の危機管理において、緊急連絡先の整備は基本中の基本です。とくに海外支社を持つ企業や、グローバル展開を行っている企業にとっては、英語で正確な緊急連絡情報を整備しておくことが安全確保のための前提となります。
たとえば、地震や洪水といった自然災害だけでなく、テロや政治的混乱、感染症の流行など、企業を取り巻くリスクは多岐にわたります。これらの状況に備え、迅速に従業員と連絡を取り合い、安全確保に向けた行動を促すことが求められるのです。
情報が不十分だったり、表記が不適切なために現地の関係機関とのコミュニケーションがうまくいかなかったりすると、対応が遅れてしまう可能性があります。その結果、緊急時の事業継続が支障が生じやすくなり、企業への影響も大きなものとなるでしょう。
企業は適切な表記で緊急連絡先を管理し、万が一の事態に備える体制を確立することで緊急時の影響を最小限に抑えられます。企業の規模や事業内容などに併せて最適な方法で緊急連絡先を管理することが何よりも重要です。
英語での緊急連絡先管理のポイント
企業が英語で緊急連絡先を管理する際には、従業員が緊急時に適切な対応を取れるように必要な連絡先をリスト化し、英語で整理しておくことが求められます。
たとえば、企業が緊急時に対応するために英語で整理しておくべき情報には、以下のような項目が含まれます。
- 企業の本社・支社の連絡先
- 従業員の個別緊急連絡先
- 現地の医療機関・警察・大使館の連絡先
- 海外取引先・パートナー企業の連絡先
- 緊急対応チームや管理部門の連絡先
また、緊急時にすぐに対応ができる方法で情報を整理することが推奨されます。従業員が常にアクセスできる形で情報を管理し、適宜更新しておくことが重要です。
英語で緊急連絡先を管理したい方にはトヨクモの『安否確認サービス2』がおすすめ
従業員の緊急連絡先を英語で管理したい方には、トヨクモが提供する『安否確認サービス2』がおすすめです。気象庁の情報と連動して自動で安否確認通知を送信できるシステムで、従業員からの回答結果も自動で集計・分析できるため、安否確認にかかる手間を大幅に削減することが可能です。
安否確認サービス2には数多くのメリットがあるものの、とくに以下の4つの特徴が魅力です。
- 表示言語を日本語と英語から選べる
- 従業員との家族とも迅速に連絡を取れる
- BCPに必須の機能が搭載されている
- 全国一斉訓練を実施している
それぞれについて解説します。
表示言語を日本語と英語から選べる
安否確認サービス2は、英語表記に対応しています。世界共通言語である英語表記に対応しているため、海外で事業を展開している企業にもおすすめです。
英語表記の設定は、ホーム画面のユーザー情報欄または個人設定の言語設定から、表示言語を日本語・英語から選べます。メールや設問フォームだけではなく、権利者が閲覧する集計画面も設定した言語で表示されるため利便性も向上します。
従業員の家族とも迅速に連絡を取れる
安否確認サービス2は「家族メッセージ」機能を活用すると緊急時に従業員の家族とも迅速に連絡を取れます。外国人の従業員は家族と離れて暮らしている場合も多いため、まず家族の安否確認をしたいという要望は強いです。
安否確認サービス2のユーザー（従業員）は、最⼤8つまで家族のメールアドレスを登録できる上、書き込み内容は家族以外に通知されず、企業の管理者も閲覧できません。そのため、プライバシーを保護しながら、従業員が家族と連絡を取り合えるでしょう。
（参考：家族メッセージクイックマニュアル）
BCPに必須の機能が搭載されている
安否確認サービス2は、BCPに必須の機能を搭載しています。BCPとは日本語で事業継続計画と表記し、企業や団体が緊急事態に備えて策定する計画のことです。企業の損害を最小限に抑え、事業継続や早期復旧を目指す際に役立てられます。つまり、事前にBCPを策定していれば次の行動を起こしやすくなり、事業を継続しやすいです。
安否確認サービス2には、情報共有をスムーズに行える「掲示板機能」と特定の従業員とやり取りできる「メッセージ機能」が備わっているため、緊急時の事業継続に向けて迅速な行動を起こせます。
全国一斉訓練を実施している
安否確認サービス2は、毎年9月1日に全国一斉訓練を実施しており、実際の災害時に近い負荷をシステムにかけて、安定稼働できるかどうかを確認しています。なお、サービス品質保証制度（SLA）を設定しており、現在までに保証基準を下回ったことは一度もないため、安心して利用し続けられるでしょう。
全国一斉訓練は実施日と時間帯のみを公開しているため、詳細な開始時刻は管理者も分かりません。実際の災害時と同じような状況下で定期訓練を実施でき、緊急時の定期訓練として活かせます。また、訓練終了後には結果レポートを送付しており、自社の防災意識を高めるきっかけとしても活用できます。
まとめ：緊急連絡先を英語でも管理しよう
企業の規模や事業内容に併せて、従業員の緊急連絡先を英語で管理することも大切です。日本語以外でも管理できると、臨機応変な対応がより可能となります。また、従業員の連絡先だけではなく、企業の情報なども英語で管理しておけば迅速な行動を起こしやすくなるでしょう。
英語で緊急連絡先を管理したい方には、トヨクモの『安否確認サービス2』の活用がおすすめです。緊急連絡先を英語でも管理できる上、今後の指示を出したり情報共有を行ったりできます。さらに、初期費用が不要で30日間のトライアル期間を設けており、導入へのハードルも低いです。日本語だけではなく英語でも緊急連絡先を管理したい方は、ぜひ無料体験からお試しください。
