安否確認システムの発動基準を解説！発動時の注意点も紹介
遠藤 香大（えんどう こうだい）
安否確認システムを導入したのに、地震発生時に安否確認メッセージが届かないと不安になりますよね。実は、安否確認システムの発動基準は各システムごとに異なり、震度設定やサーバーの問題で発動しない場合があります。
そこで本記事では、安否確認システムの発動基準や発動しない原因を解説。現在運用している安否確認システムに不安を感じている方に向けて、おすすめの安否確認システムも紹介します。ぜひ最後までご覧ください。
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目次
【震度】安否確認システムの発動基準は各サービスで異なる
結論、安否確認システムの発動基準は各サービスで異なります。
たとえば、本サイト運営元のトヨクモ株式会社が提供する『安否確認サービス2』の利用者は、「震度5弱以上」に設定しているケースが多いです。
【震度 （地震発生時の設定）】
・5弱以上：65.44%
・5強以上：25.87%
・6弱以上：7.33%
・6強以上：0.76%
・7：0.60%
※2023年10月10日時点での比率
（引用：安否確認サービス2「FAQ」）
その他、震度1以上から設定できるものや、震度3以上から設定できるものなど、提供会社によってさまざまです。
ただし、あまり低すぎる震度に設定して不要な通知を乱発すると、従業員が通知をOFFにしてしまう原因となります。その場合、本当に安否確認が必要な時に回答が得られない可能性があるため注意が必要です。
【注意点】安否確認システムはこんな場合に発動しない
安否確認システムは誤報対策として、地震発生直後は数分〜10分ほど静観してからメッセージを送信する仕組みが一般的です。それでも発動しない場合は、以下の理由が考えられます。
発動してほしい震度・地域に設定していない
まず考えられるのが、安否確認システムを発動してほしい震度・地域に設定していないケースです。安否確認システムは、基本的に発動させたい震度と地域をあらかじめ設定していないと、メッセージは送信されません。
登録連絡先が古くてメッセージが届かない
次に考えられるのが、安否確認システムに登録している連絡先が古くて安否確認メッセージが届かないケース。メールアドレスや電話番号の変更を更新していない場合、安否確認システムからのメッセージは届きません。
そもそもシステムが動いていない
設定上の問題以外に考えられるのが、システムを管理しているデータセンターが被災して安否確認システムが発動していないパターン。もうひとつは、アクセス集中で安否確認通知が遅れていたり、通知が届かない可能性もあります。
安定して発動する安否確認システムの特長
一方で、安定して発動する安否確認システムには提供会社による工夫があります。
シンプルな操作で震度・地域を設定できる
多くのシステムは気象庁の発報と連動して自動で発動しますが、どの地域でどれだけの震度が発生したときに通知を送るかは、運用担当者が事前に設定する必要があります。
このとき、操作画面がひと昔前のデザインだったり、画面いっぱいに設定項目が並んでいると、設定漏れや入力ミスにつながるリスクがあります。
ひと目で理解できるアイコンが配置されていたり、選択式で設定できるシンプルなシステムであれば、数回のクリックだけで震度や地域の設定を完了できます。
人事システムと連携できる
安否確認システムには、人事システムと連携できるものもあります。手動による連絡先更新の手間をなくし、災害時にも最新の連絡先に安否確認メッセージが送信されます。
安定稼働するための体制がある
安否確認システムを構成するデータセンターを地方分散や海外分散させることで、もし1箇所のデータセンターが被災しても、もう一方が機能を維持して運用を継続します。
また、アクセス集中によるシステムダウンを防ぐ「オートスケール機能」も安定稼働のための重要な仕組みです。災害発生時にアクセスが急増しても、自動的にサーバーを拡張して安定してシステムを利用できます。
震度の発動基準を設定できる！安否確認システムおすすめ3選
次に、震度の発動基準を設定できるおすすめの安否確認システムを紹介します。
安否確認サービス2｜トヨクモ株式会社
▲出典：安否確認サービス2 公式サイト
安否確認サービス2は、トヨクモ株式会社が提供する安否確認システムです。従業員50名以下の中小企業から10,000名を超える大企業、病院や福祉施設、地方自治体まで幅広く利用されており、導入実績は4,700社以上。さらに、シンプルでわかりやすい操作画面が好評でサービス利用率は99.8%を誇ります。
通知対象とする地震は「震度5弱以上」から任意に設定でき、対象エリアは全国188地域をカバーしています。システム管理者による「一括登録」はもちろん、出張の多い従業員向けに本人に「プライベート地域」を設定してもらうことも可能です。
エマージェンシーコール｜インフォコム株式会社
エマージェンシーコールはインフォコム株式会社が提供する安否確認システムです。導入社数9,000社以上、30年以上の支援実績があります。
ライトプランとスタンダードプランの2種類が用意されています。ライトプランは「震度5強以上」で固定、対象となるエリアは13項目の中から選択可能です。スタンダードプランは、「震度3から震度7」、「187地域」から選択できます。
オクレンジャー｜株式会社パスカル
▲出典：オクレンジャー 公式サイト
オクレンジャーは株式会社パスカルが提供する安否確認システムです。導入企業・団体は累計4,000社以上、ユーザー数は累計260万人以上を誇ります。
震度は1〜7まで設定可能です。また、地震情報のエリア区分は「都道府県」「地域」「市区町村」から選択できます。
安否確認システム乗り換えのポイント
「安否確認サービス2」を提供する中で、お客様からのリアルなご相談をベースに、失敗しない「乗り換えの重要ポイント」をまとめました。現在のシステムに少しでも不安を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。
キーワードは「自動化」
多くの企業では、従業員の入退社や人事異動のたびに連絡先や部署情報を手動で更新する負担がかかっています。従業員数の少ない企業でもこの更新作業には手間がかかります。
また、安否確認メッセージの送信や集計、未回答者への再送信が手動のシステムでは、夜間や休日の対応や担当者が被災してしまった際に安否確認ができないこともあります。
安否確認システムを効率よく運用するためのポイントは「自動化」です。人事システム連携による従業員情報の更新、気象庁の発令と連動した一斉送信、未回答者への再送といった機能が自動化されているシステムであれば、負荷を抑えて運用できます。
日常使いでシステムを定着させる
安否確認システムの乗り換え後、社内で定着させるには「日常使いもできるシステム」を選ぶのもひとつです。基本的に安否確認システムは災害時にしか稼働させないため、いざという時に操作方法を忘れてしまう可能性もあります。
この問題を解決するため、定期的な防災訓練での活用はもちろんのこと、日々の業務連絡に組み込む方法があります。実際にメッセージ機能や掲示板機能を活用し、社内のグループウェアとして日常使いしている企業もあります。
操作性の良さが回答率を上げる
安否確認時に操作の迷いをなくして回答率を上げるためには、シンプルなデザインのシステムを選ぶことが重要です。
システムにアクセスするたびにIDとパスワードの入力が必要だったり、必須項目の多い安否確認は、災害時のパニック状態において回答率を下げる原因になります。
通知のURLをクリックするだけで手間なく回答画面が開き、「無事」「出社不可」などの最小限の選択肢をタップするだけで報告が完了する。こういったシンプルな仕組みのシステムが回答率の向上につながります。
なお、以下のページでは「業種・ユーザー数・エリア・機能や課題」で条件を絞って『安否確認サービス2』の導入事例を確認できます。ぜひ貴社の希望条件に近い事例を参考にしてみてください。
関連記事：安否確認サービス2 導入事例
安否確認システムの使い方・流れを4ステップで解説
安否確認システムを発動する際は、以下の手順で事業復旧に向けた準備を進めます。
- 安否確認システムの発動
- 従業員からの状況報告
- 回答内容の集計・共有
- 管理者から従業員へ指示
運用までのフローを知っておくことにより、システム発動後の対応をより深く理解し、企業の規模にあわせて運用を進められるでしょう。さらに、従業員も安否確認の流れを知っておくと、緊急時に迷うことなく行動できます。
以下では、各プロセスの詳細を紹介します。
1.安否確認システムの発動
一定水準以上の地震や津波などが発生した際、安否確認システムが発動し、従業員に安否確認メールが自動配信されます。
システムの発動基準は「一定震度以上の地震」や「台風、そのほかの災害の発生」など、任意で設定可能です。
また、安否確認メールの内容は、事前に作成できるのが一般的です。多くの安否確認システムにはテンプレートが用意されているため、メッセージを一から作成する手間を省けます。
2.従業員からの状況報告
安否確認メールを受け取った従業員は、自身が置かれた状況を報告します。回答方法は空メールの送信やプルダウンメニューから回答を選択するなど、システムによって異なります。
従業員が操作に迷わないよう、簡単に回答できる安否確認システムを導入しましょう。
また、従業員全員から迅速に回答を得る必要がある一方で、被害状況によっては未回答の従業員が出てくるおそれもあります。
安否確認システムによっては、未回答の従業員のみに安否回答メールを再送する機能が用意されています。一定期間内に回答が得られない場合、自動的に安否確認メールを再送する機能です。
安否確認メールの再送機能が利用できるシステムを選ぶと、従業員全員の安否を素早く確認できるでしょう。
3.回答内容の集計・共有
従業員の回答内容は、即座に自動集計してシステムに反映されます。集計された内容は、円グラフや折れ線グラフなど視覚的に表示されるため、一目で回答結果を把握できます。
また、安否確認では誰の回答が返ってきているか、誰がどのような状況にいるのかなどを素早く把握することが重要です。
PCに加えて、スマートフォンや携帯電話からも集計結果が確認・共有できるよう、マルチデバイス対応のシステムを選びましょう。
4.管理者から従業員へ指示
集計された回答結果をもとに、管理者は出社指示や自宅待機などの指示を出します。誰にどのような指示をするべきかを決定し、個人やグループなどのターゲットに対して指示しましょう。
たとえば、「出社可能」と回答した従業員に対しては、出社させるかどうか、出社させるとしたら場所と時間をどうするか決めて指示します。
「出社不可」と回答した従業員には、その理由と状況を把握したあと、従業員自身や家族のケアを優先させるために自宅待機や在宅勤務などを指示するのが適切でしょう。
回答結果をもとに、管理者は出社可否の確認や今後の対応の説明など、事業再開に向けての準備に移行します。
安否確認システムを発動する際の注意点
安否確認システムを発動する際は、以下の2点に注意が必要です。
- 回答の義務付けはできない
- 業務時間外の訓練は賃金が発生する
業務時間外のメールへの回答や訓練参加を義務付けると、労働とみなされます。割増賃金を支払わない限り実施は認められないため、注意しましょう。
回答の義務付けはできない
災害が業務時間外や休日に発生した場合、安否確認メールが従業員に自動配信されますが、メールへの回答を義務付けることはできません。
メールへの回答を義務付けた場合は労働とみなされ、割増賃金を支払う必要があります。
業務時間外の訓練は賃金が発生する
災害は業務時間外に発生する可能性があります。そのような場合に備え、災害対策の強化として休日に防災訓練を実施したい企業もあるでしょう。
業務時間外の防災訓練に違法性はありませんが、強制できない点には注意が必要です。
企業側に認められているのは、業務時間外での防災訓練に参加するように、従業員に要請することです。
業務時間外におこなう訓練へ強制参加を命じる場合は、従業員へ割増賃金を支払わなければなりません。
そのため、安否確認システムを使って休日に防災訓練を実施する場合は、防災訓練の重要性を説明したうえで、従業員に訓練参加を要請しましょう。
なお、業務時間外の安否確認訓練については、下記記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
業務時間外の従業員に安否確認訓練に強制参加させることは可能か 安否確認システムの発動基準は事前に決めておこう
安否確認メッセージの自動一斉送信機能があるシステムは、基本的に震度と地域といった発動基準を事前に設定しておく必要があります。また、安否確認システムの安定稼働には運用担当者の手間を減らす自動化機能や、災害時に安定して作動する仕組みが重要です。
もし、今使っている安否確認システムがうまく発動せずに不安があれば、乗り換え（リプレース）も検討してみましょう。
以下の記事では、おすすめの安否確認システムを比較しています。興味のある方はぜひこちらもご覧ください。
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編集者：遠藤 香大（えんどう こうだい）
トヨクモ防災タイムズ 編集長 RMCA BCPアドバイザー トヨクモ株式会社で災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案や情報発信に携わる。トヨクモ防災タイムズではBCPや災害対策に関する記事の企画・執筆・編集を担当。専門家との連携や現場視点を取り入れながら、読者に寄り添う防災情報の発信を目指している。
