安否確認システムの必要性とは？電話・メールで安否確認する課題も解説

安否確認システムとは、災害時に従業員とその家族の安否確認を効率化するシステムです。手動では滞りがちな安否確認を自動化して、企業の初動対応を迅速化できるおすすめのシステムです。

一方で、電話やメール、チャットツールを安否確認に使う企業も多く、「緊急時でも日常的な連絡手段でなんとかなる」という理由で、安否確認システムの必要性を感じない方も多いです。

そこで本記事では、電話やメール、チャットツールでの安否確認の課題を整理した上で、安否確認システムの必要性を解説します。

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安否確認システムに必要性を感じない理由

「安否確認システムは本当に必要だろうか……」と疑問に思う企業は少なくありません。導入に踏み切れない主な理由として、災害時にしか使わないため平時のコストや管理の手間が見合わないと感じる点があげられます。

また、普段から使い慣れた電話やメール、チャットツール（LINE・Slack・Teamsなど）の方が、緊急時にも迅速かつ確実に安否確認ができると考える方も多いです。

電話、メール、チャットツールで安否確認する課題

一方で、電話やメール、チャットツールでの安否確認にはいくつかの課題があります。

集計作業に時間がかかる

日常ツールを用いた安否確認では自動集計ができないため、確認作業に時間がかかります。

たとえば、メールを使えば全社への一斉連絡自体は簡単に行えます。しかし、その後に届く返信を1件ずつ確認し、手作業でリストにまとめる作業にはかなりの労力がかかります。集計作業が長期化すると、リアルタイムでの被災状況の把握が困難になります。

未回答者の対応に追われる

安否確認において未回答者への再通知は、担当者の業務負担になります。電話による確認は一人ひとりに直接連絡を取る必要があります。相手が不在でつながらない場合は時間を変えて何度もかけ直さなければならないため、タイミングが合わない限り安否確認できないデメリットがあります。

メールやチャットツールも未回答者を特定する作業や、その対象者に向けてメッセージを再送する作業が発生します。安否確認の担当者は通常業務の手を止め、全員の確認が取れるまで送り続けなければならないため、未回答者の対応に追われ続けることになります。

通信規制やサーバーダウン

災害時は発信が集中して電話がつながりにくくなります（これを「ふくそう（輻輳）」と言います）。実際、東日本大震災の時は発信制限が設けられ、電話での連絡が取りづらい状況になりました。

また、メールは送信相手に届く前に「メールサーバー」を経由します。このサーバーにアクセスが殺到して処理が追いつかなくなると、遅延や送受信エラーが発生します。

加えて、チャットツールもサービスを管理する大元のサーバーにアクセスが集中したり、被災してしまうとアプリ自体が機能しなくなります。

私たちが普段頼っている通信手段は、災害時にはそれぞれ異なる理由で制限がかかったり麻痺してしまうリスクがあります。

安否確認システムとは

そこでおすすめなのが「安否確認システム」です。

安否確認システムとは、災害時に従業員とその家族の安否確認を効率化するシステムです。安否確認メッセージの自動送信、回答結果の自動集計など、手動では滞りがちな安否確認を自動化して企業の初動対応をサポートします。

大切な従業員を災害から守るためだけでなく、事業を復旧させる力（レジリエンス）の強化や、取引先との信頼性を向上するために、多くの企業で安否確認システムの導入が進んでいます。

【独自調査】安否確認システムの利用率は42.3%

実際に、「トヨクモ防災タイムズ（本メディア）」を運営するトヨクモ株式会社が実施した「企業の防災・安否確認体制に関する実態調査2026」では、従業員100名以上の企業における安否確認手段の導入割合は以下の結果となりました。

• 社内メール：52.3%
• 安否確認専用システム・サービス：42.3%
• ビジネスチャット（Slack、Teams等）：41.4%
• 電話:：29.7%
• SNS（LINE等の個人アカウント）：26.1%

※複数回答、上位5件を抜粋

（参考：トヨクモ株式会社「トヨクモ、「企業の防災・安否確認体制に関する実態調査2026」を発表」）

安否確認専用システムを導入している企業は40%を超え、主要な連絡手段として普及していることが分かります。社内メールが最多であるものの、専用システムやビジネスチャットも僅差で続いており、多くの企業が災害時にデジタルツールを利用しています。

安否確認システムの必要性

とくに安否確認システムは、メールや電話がつながりにくくなる災害時において欠かせないツールです。ここでは安否確認システムの必要性を解説します。

災害時の迅速な初動対応

安否確認システムは、従来の電話やメール、チャットツールのように人手による送信・再送信・転記集計がいりません。災害時には、気象庁の速報と連動した自動一斉送信とリアルタイム集計を行います。

また、ひとつの連絡方法に依存しないようメール・専用アプリ・SMSなど複数の連絡手段が使えます。さらに、回線混雑やサーバーダウンの影響を受けないように、複数のデータセンターで被災リスクを分散しています。

安否確認システムは、この「自動化」と「リスク分散」で災害時の迅速な初動対応を実現します。

サプライチェーンの強化

最新の安否確認システムでは自社の従業員だけでなく、主要な取引先企業（担当者）のアカウントを追加できるものもあります。発災直後からサプライチェーン全体の稼働状況を把握することで、業務の早期再開に向けて動き出すことができます。

家族の安否確認もできる

災害時、自分自身が無事であっても家族の状況が分からなければ仕事に集中できません。安否確認システムの中には家族の安否確認までカバーできるものがあります。たとえば、トヨクモ『安否確認サービス2』のファミリープランでは、「家族メッセージ機能」が利用できます。

家族の安否も確認できる！安否確認システムおすすめ5選

安否確認システムの基本機能

ここでは、安否確認システムの基本機能を紹介します。

これらの機能は需要が高く、多くの安否確認システムに搭載されている基本機能です。

また、以下のオプション機能も押さえておきたい機能です。

• 家族の安否確認：従業員が家族の安否を確認できる。
• 人事システム連携：人事システムと連携して従業員情報を自動更新できる。

プランによって上記も標準搭載されているシステムもあります。安否確認システムを比較する際は、まずはこれらの機能があるかどうか確認しておきましょう。

安否確認システムの選び方

安否確認システムの選び方を解説します。

自動化機能があるか

安否確認システムを選ぶ際に重要なのは「自動化機能」があるかどうか。人事システム連携による従業員情報の更新、気象庁の発令と連動した一斉送信、未回答者への再送が自動化されているシステムであれば、効率よく運用できます。

プライバシー保護されているか

安否確認システムには、「登録された連絡先を管理者が閲覧できない仕様のもの」や「位置情報機能のON/OFFを切り替えられるシステム」があります。プライバシーに配慮したシステムを選ぶことで従業員の抵抗感をなくし、緊急時のメッセージ到達率の向上が期待できます。

メール・SMS・専用アプリなど複数の連絡手段が使えるか

安否確認システムの連絡手段には以下のものがあります。

どの連絡手段が最適か判断する際は、「業務内容」と「従業員の年齢層」を軸に決めるのがおすすめです。

デスクワークが中心の従業員ならメールが有効です。一方で、工場や店舗などの現場職、外出の多い営業・ドライバーは、PCを開くことなくスマホからワンタップで安否回答できる専用アプリやLINE、SMSがおすすめです。

若年層には、プッシュ通知で直感的に操作できる専用アプリやLINEで高い回答率を期待できます。一方で高齢層には、初期設定が不要で操作が簡単なSMSや電話といった連絡手段もあります。

実際の運用ではこれらの連絡手段を単独で使わず、従業員の属性に合わせてメインとサブの2手段以上を組み合わせることが回答率の向上につながります。

どうしてもPC・スマホ操作の不慣れが壁となる場合は、管理者による「代理回答機能」を搭載した安否確認システムがおすすめです。安否確認メッセージに本人が回答できなくても、管理者が代わりに回答できます。

関連記事：安否確認サービス2「代理回答の方法」

柔軟な料金プラン設計か

安否確認システムの料金は、初期費用と月額料金の2つの料金があります。

初期費用に関しては、導入ハードルの低い「初期費用無料」の安否確認システムもあります。

一見「初期費用が無料な分、月額料金が高そう……」と思われがちですが、一概には言えません。最近の安否確認システムは企業努力により、初期費用無料でありながら相場より月額料金が安いシステムもあります。

【独自調査】安否確認システムの料金相場！初期費用無料のシステムも紹介

操作性は良いか

安否確認時に操作の迷いをなくして回答率を上げるためには、シンプルなデザインのシステムを選ぶことが重要です。

システムにアクセスするたびにIDとパスワードの入力が必要だったり、回答必須の項目が多い安否確認は、災害時のパニック状態において回答率を下げる原因になります。

通知のURLをクリックするだけで手間なく回答画面が開き、「無事」「出社不可」などの最小限の選択肢をタップするだけで報告が完了する。こういったシンプルな仕組みのシステムが回答率を向上させます。

安否確認システムの導入事例

ここでは、トヨクモの『安否確認サービス2』を導入している企業の事例を紹介します。

従業員数に応じた料金プラン設計｜最低限のコストで運用を実現

株式会社日本たまご様では、組織改変に伴い、それまで利用していた親会社のシステムに代わる新たな安否確認手段を探していました。しかし、少人数体制の同社にはシステム専任の担当者がおらず、コストや運用負荷の大きい複雑なシステムは導入できないという課題がありました。

そこで、予算に合わせやすく、直感的に管理できる「安否確認サービス2」を選定。従業員数に応じた細かな料金プランによりコストを最小限に抑えられたほか、充実したガイド資料や相談窓口のおかげで、専任担当者がいない状況でも無理なく運用できるという安心感を得られたことが導入の決め手となりました。

現在は全従業員の登録が完了し、年2回の模擬訓練では回答率9割超を達成。また、プライベートの連絡先を会社に開示せず全体・個別連絡ができる仕組みにより、従業員の安心感にもつながっています。

関連記事：安否確認サービス2「導入事例：株式会社日本たまご」

低コスト化・効率化を同時に実現

プラス株式会社様で従来活用していた安否確認システムは、管理者数の増加に伴い料金が高くなる仕組みであり、グループ拡大とともに膨大なコストが課題となっていました。

そこで、管理者数によって料金が変動しない「安否確認サービス2」を導入。システム運用コストの大幅な削減に成功しました。

また、低コスト化だけでなく安否確認の効率化も実現しています。令和6年能登半島地震の際には、発生からわずか2時間以内に対象となる全従業員の安否確認を完了させることができました。

関連記事：安否確認サービス2「導入事例：プラス株式会社」

平均年齢が高い会社でも2回の訓練で問題なく利用可能に

株式会社トーチク様では、電話による緊急連絡網で安否確認を行なっていましたが、災害時の対策として危機感があり安否確認システムの導入を検討していました。一方で、高齢の従業員が多く、社内には安否確認システムの導入に対する不安や抵抗がありました。

システム導入を検討する中で、「安否確認サービス2」を30日間無料トライアルで実際に活用してみたところ、システムの操作性がよく、スマホだけでなくガラケーにも対応していたことが導入の決め手になりました。

導入後は操作方法や安否確認の流れについて説明し、2回目の訓練では回答率と回答スピードの両方が大きく改善しました。また、社内の防災意識の変化も感じており、安否確認サービス2を活用した会社全体の意識改革やBCP策定に取り組んでいます。

関連記事：安否確認サービス2「導入事例：株式会社トーチク」

以上、安否確認サービス2の導入事例の一部を紹介しました。以下のページでは「業種・ユーザー数・エリア・機能や課題」で条件を絞って『安否確認サービス2』の導入事例を確認できます。ぜひ貴社の条件に近い企業の導入事例を参考にしてみてください。

関連記事：トヨクモ 安否確認サービス2「導入事例」

安否確認システムの比較記事はこちらから

日常的に利用している電話やメール、チャットツールでは、災害時の対応が遅れるリスクがあります。一方で、安否確認システムを導入すれば、災害時の迅速な安否確認が可能になり、サプライチェーンの強化にもつながるメリットがあります。

以下の記事では、各システムの機能・料金・無料お試し期間を比較しています。安否確認システム導入に興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

【2026年最新】安否確認システムおすすめ20選を専門家が比較！失敗しない選び方を徹底解説

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