安否確認システムのメールアドレス変更方法と注意点！おすすめサービスも紹介

災害時に従業員の安否確認を効率化する「安否確認システム」。しかし、人事異動やスマホの機種変更に伴うメールアドレスの変更を怠ると、いざという時に安否確認メッセージが届きません。

そこで本記事では、安否確認システムのメールアドレスの変更方法と、変更時に見落としがちな注意点を解説します。企業の防災担当者はもちろん、アドレス変更の手順に迷っている従業員の方もぜひ参考にしてください。

安否確認システムのメールアドレス変更方法【従業員向け】

今回はトヨクモが提供する『安否確認サービス2』を例に、安否確認システムのメールアドレス変更方法を紹介します。

※安否確認サービス2では従業員のプライバシーを守るため、管理者側から各従業員のプライベートメールアドレスを閲覧・編集・削除ができない仕様になっています。

プライベートメールアドレスの変更方法

プライベートメールアドレスを変更する方法は以下の通りです。

1.「プライベート連絡先のメールアドレスの設定」をクリック

安否確認サービス2にログインした状態で、「個人設定」→「プライベート連絡先のメールアドレスの設定」をクリックします。

2.メールアドレスを変更

メールアドレスを変更して「登録する」をクリックすると、変更後のメールアドレス宛に確認メールが送信されます。

削除したいメールアドレスは、空欄にした状態で「登録する」をクリックすることで削除できます。

家族メールアドレスの変更方法

安否確認サービス2は、ファミリープラン以上で家族のメールアドレスの登録も可能です。ここでは、家族メールアドレスの変更方法を解説します。

1.「家族メールアドレスの設定」をクリック

安否確認サービス2にログインした状態で、「個人設定」→「家族メールアドレスの設定」をクリックします。

2.「変更する」をクリック

「変更する」をクリックすると、変更した家族のメールアドレス宛に確認メールが送信され、変更が完了します。

家族の安否も確認できる！安否確認システムおすすめ5選

安否確認システムの連絡先を最新に保つために【管理者向け】

安否確認システムのメールアドレス変更は、災害時に滞りなく安否を確認するための重要な作業です。ここでは、安否確認システムの連絡先を最新に保つために必要なことをまとめました。

変更が必要になるケース

まず、メールアドレス変更が必要になるケースには、以下のようなものがあります。

• 部署異動・出向
• 社名変更
• 取引先のメールアドレス変更

部署異動・出向

企業で安否確認システムを利用している場合、部署異動やグループ企業などに出向する際に従業員のメールアドレスが変更になることがあります。

社名変更

社名変更がありメールアドレスの＠以下のドメインが変更になった場合も、安否確認システムに登録されているメールアドレスを変更する必要があります。

取引先のメールアドレス変更

安否確認システムには取引先企業の担当者アカウントを追加できるものがあります。取引先のメールアドレスに変更が生じた際にも登録情報を更新する必要があります。

とくに、取引先とやり取りしている従業員とシステム管理者が異なる場合、情報の伝達漏れが起きやすく災害時に連絡が取れないリスクがあります。そのため、管理者への「取引先メールアドレスの変更申請フロー」のルール化や、定期的なリマインドを行いましょう。

人事システム連携で更新漏れをなくす

社用メールアドレスの変更は、人事システムとの連携がおすすめです。入退社や異動にともなうメールアドレスの変更を数クリックで反映できるため、手動による更新漏れを防ぎ管理者の負担を軽減できます。

たとえば、トヨクモの「安否確認サービス2」では、以下のシステムで人事情報を管理している場合、外部システム連携を使ってユーザーや部署の情報を簡単に一括登録・更新できます。

• SmartHR
• kintone（ユーザーデータを管理するアプリ）
• cybozu.com
• freee人事労務
• Google Workspace
• Microsoft Entra ID

従業員にメールアドレス変更を促す仕組みが必要

安否確認システムは、プライバシー保護のため管理者が個人のメールアドレスの閲覧・編集ができない仕様が一般的です。会社のメールアドレスとは違い管理者が修正できないため、従業員本人に更新してもらう必要があります。

管理者から「更新してください」とメールを送るだけでは効果が薄いため、定期的な防災訓練で周知しましょう。防災訓練の際に安否確認のテストメールを配信し、実際に届くか確認してもらうことで、自然な形で最新のメールアドレスへの変更を促すことができます。

メールアドレス変更時の注意点

メールアドレスを変更する際の注意点は以下の通りです。

• 従業員の個人情報の取り扱いに配慮する
• 変更が反映されているか確認する
• 受信設定・迷惑メールフォルダを確認する

従業員の個人情報の取り扱いに配慮する

メールアドレスの変更は単なる情報変更ではなく、個人情報の管理やセキュリティ強化にも関係します。安全に変更するための具体的な対策を意識しましょう。

たとえば、フィッシング詐欺の可能性を避けるため、必ず公式サイトやアプリを利用して変更を行います。メールで届くリンクをクリックする前に、送信元のドメインが正規のものか確認することも重要です。

また、メールアドレスを変更する際は、同時にパスワードの更新も検討しましょう。定期的に強固なパスワードへ変更し、同じパスワードを複数のサービスで使用しないことがセキュリティ向上につながります。

変更が反映されているか確認する

メールアドレスを変更したつもりでも、適切に登録されていないと通知を受け取れません。以下の確認を行いましょう。

・変更後にテスト通知を受信する

・管理者へ報告する

メールアドレスを変更した際は、新しいメールアドレスが正しく登録されているかを確認しましょう。通知が届かない場合は、入力ミスや登録不備の可能性があります。

また、組織内のシステム管理者がメールアドレス情報を更新する場合、変更後は必ず管理者に報告して、データベースの情報が一致しているか確認します。とくに企業では、システム側の承認が必要なこともあるため注意が必要です。

受信設定・迷惑メールフォルダを確認する

新しいアドレスを登録しても、メールサービス側の設定が原因で通知を受信できない場合があります。通知が届かない場合は、従業員に迷惑メールフォルダをチェックしてもらいましょう。メールアドレスを変更した後の確認メールは、迷惑メールフォルダに振り分けられることがあります。

システムからの通知メールが届かない場合は、利用しているメールサービスのドメイン指定受信を設定して、重要なメールを確実に受信できるようにしましょう。

安否確認システムの乗り換えならトヨクモ『安否確認サービス2』がおすすめ

現在運用している安否確認システムに不安があり、安否確認システムの乗り換え（リプレース）をご検討中の方は、トヨクモの『安否確認サービス2』がおすすめです。

迅速な初動対応をサポートする自動化機能

• 気象庁の情報と連動した自動一斉送信
• リアルタイム自動集計／グラフ作成
• 未回答者への自動再送信
• 人事システムとの自動同期

安否確認メッセージの送信や集計、未回答者への再送信が手動のシステムでは、夜間・休日の対応や担当者が被災してしまった際に安否確認ができないこともあります。また、多くの企業では、従業員の入退社や人事異動のたびに連絡先や部署情報を手動で更新する負担がかかっています。

安否確認サービス2はこれらの課題を自動化機能で解決し、企業の迅速な初動対応をサポートします。

大規模災害を想定したリスク分散運用

• 世界各地に分散するデータセンター（シンガポール・アメリカ・日本）
• 無制限の管理者権限付与
• 複数の安否確認の通知手段（メール、専用アプリ、LINE（オプション））

安否確認サービス2では、登録した複数のメールアドレスや専用アプリ、オプションを利用すればLINEでも通知を受け取れます。万が一メールアドレスの変更忘れがあっても、他の手段で通知を受け取れる仕様になっています。

30日間の無料お試し期間があるので、気になる方はぜひ実際に利用してみてください。

安否確認システムのメールアドレス変更対応は迅速に行おう

安否確認システムは、正しいメールアドレスが登録されていなければ安否確認の通知が届きません。確実に通知を受け取るためにも、変更があれば迅速にメールアドレスの変更対応を行いましょう。

なお、トヨクモ防災タイムズではおすすめの安否確認システムを比較しています。価格、無料トライアル期間、各サービスの機能を比較しているので、安否確認システムの新規導入・リプレースを検討中の方はぜひ参考にしてみてください。

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